Le secrétaire du CSE

Le secrétaire du CSE

Le secrétaire du CSE occupe une fonction centrale dans le fonctionnement du comité. Il prépare l’ordre du jour avec le président, organise le travail des élus, établit les procès-verbaux, sécurise la traçabilité des avis et résolutions, suit les demandes du CSE, coordonne les échanges avec les membres, veille à la conservation des documents et participe à la continuité du mandat. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE désigne obligatoirement, parmi ses membres titulaires, un secrétaire et un trésorier. Pour les élus, l’enjeu est de donner au secrétaire un cadre clair : rôle, limites, délégations, remplacement, relations avec le trésorier, diffusion des informations et archivage.

À retenir

  • Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE désigne obligatoirement un secrétaire parmi ses membres titulaires.
  • Le secrétaire établit l’ordre du jour de chaque réunion avec le président du CSE.
  • Il établit les procès-verbaux des réunions du CSE et organise leur adoption, leur diffusion et leur archivage.
  • Il ne décide pas seul à la place du CSE : les avis, résolutions, dépenses importantes, expertises et actions doivent être votés par le comité lorsque cela est nécessaire.
  • Le règlement intérieur du CSE doit préciser ses missions pratiques, ses relations avec le trésorier, les modalités de remplacement et les règles de traçabilité.
  • Le secrétaire doit trouver un équilibre entre efficacité, transparence, confidentialité et fonctionnement collectif de l’instance.

Définition et rôle général du secrétaire du CSE

Le secrétaire du CSE est l’élu chargé d’organiser une grande partie de la vie pratique du comité. Il n’est pas le supérieur hiérarchique des autres élus, mais il occupe une fonction de coordination, de rédaction, de suivi et de représentation pratique de l’instance.

L’article L. 2315-23 du Code du travail prévoit que, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est doté de la personnalité civile, gère son patrimoine, est présidé par l’employeur ou son représentant, et désigne parmi ses membres titulaires un secrétaire et un trésorier.

Le secrétaire est donc une fonction obligatoire dans les CSE d’au moins 50 salariés. Sa mission principale est de faire fonctionner l’instance : préparer les réunions, structurer les échanges, garantir la rédaction des procès-verbaux, suivre les décisions et conserver une mémoire fiable des travaux du CSE.

Un rôle de méthode, pas un pouvoir personnel

Le secrétaire ne remplace pas le comité. Les décisions importantes doivent être débattues et votées par les membres du CSE. Le secrétaire prépare, formalise, organise et suit ; il ne doit pas confondre coordination et décision individuelle.

Désignation du secrétaire

Le secrétaire est désigné par le CSE parmi ses membres titulaires. Cette désignation intervient généralement lors de la première réunion suivant les élections professionnelles. Elle doit être formalisée par un vote du comité et consignée au procès-verbal.

La loi ne fixe pas un formalisme détaillé pour cette désignation. En pratique, le CSE doit inscrire la désignation du secrétaire à l’ordre du jour, recueillir les candidatures, procéder au vote et mentionner clairement le résultat dans le procès-verbal.

Les résolutions du CSE sont prises à la majorité des membres présents, conformément à l’article L. 2315-32 du Code du travail. Le président du CSE ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel.

Points à sécuriser lors de la désignation

  • le candidat est bien membre titulaire du CSE ;
  • la désignation figure clairement à l’ordre du jour ;
  • le vote est organisé de manière transparente ;
  • le résultat du vote est indiqué dans le procès-verbal ;
  • la date de prise de fonction est précisée ;
  • les éventuels adjoints ou modalités de remplacement sont prévus ;
  • les accès documentaires et outils nécessaires sont transmis au secrétaire.

Si plusieurs candidats se présentent, le CSE peut prévoir dans son règlement intérieur les modalités pratiques du vote : vote à main levée, vote à bulletin secret si le comité le décide, majorité applicable, traitement d’une égalité et organisation d’un second tour si nécessaire.

Secrétaire, secrétaire adjoint et remplacement

Le Code du travail impose la désignation d’un secrétaire, mais il n’impose pas la création d’un secrétaire adjoint. Le CSE peut toutefois prévoir une fonction de secrétaire adjoint dans son règlement intérieur pour sécuriser la continuité du mandat.

Le secrétaire adjoint peut aider à préparer les réunions, suivre certains dossiers, relire les procès-verbaux, organiser l’archivage ou remplacer temporairement le secrétaire lorsque le règlement intérieur le prévoit. Cette fonction doit être clairement encadrée afin d’éviter toute confusion sur les responsabilités.

Points à prévoir dans le règlement intérieur

  • existence ou non d’un secrétaire adjoint ;
  • modalités de désignation ;
  • missions confiées à l’adjoint ;
  • conditions de remplacement du secrétaire absent ;
  • accès aux documents et outils du CSE ;
  • règles de signature ou de validation ;
  • procédure en cas de démission, absence durable ou perte du mandat de titulaire ;
  • formalisation des décisions de remplacement au procès-verbal.

La continuité est un enjeu important. Un CSE qui dépend entièrement d’une seule personne peut se retrouver bloqué en cas d’absence, d’arrêt maladie, de départ de l’entreprise ou de conflit interne. Le règlement intérieur doit donc prévoir une organisation de secours.

Préparation de l’ordre du jour avec le président

L’une des missions les plus importantes du secrétaire est l’établissement de l’ordre du jour avec le président du CSE. L’ordre du jour détermine les sujets qui seront traités en réunion, les consultations à examiner, les décisions à prendre et les points à suivre.

L’article L. 2315-29 du Code du travail prévoit que l’ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi par le président et le secrétaire. Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire.

L’article L. 2315-30 du Code du travail prévoit que l’ordre du jour est communiqué par le président aux membres du comité, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale trois jours au moins avant la réunion.

Rôle pratique du secrétaire sur l’ordre du jour

  • recueillir les demandes des élus ;
  • identifier les sujets qui nécessitent une information ou une consultation ;
  • préparer les formulations utiles ;
  • distinguer les points d’information, de consultation, de décision et de suivi ;
  • vérifier que les documents nécessaires sont demandés ou transmis ;
  • négocier avec le président l’inscription des points proposés par les élus ;
  • veiller à ce que les consultations obligatoires soient inscrites ;
  • préparer les éventuels projets de résolution ou d’avis.

Le secrétaire doit éviter les formulations trop vagues. Un point intitulé “divers” ou “situation de l’entreprise” ne permet pas toujours de traiter correctement un sujet important. Une formulation précise facilite la réunion, la préparation des élus et la traçabilité dans le procès-verbal.

Suivi des demandes des élus et des documents transmis

Le secrétaire joue souvent un rôle de centralisation des demandes. Il peut recenser les questions des élus, les documents nécessaires, les points restés sans réponse, les engagements pris par l’employeur et les sujets à réinscrire à une prochaine réunion.

Cette fonction de suivi est particulièrement importante lors des consultations économiques, sociales ou santé-sécurité. Le CSE doit disposer d’informations précises et écrites ainsi que d’un délai d’examen suffisant pour rendre ses avis.

L’article L. 2312-15 du Code du travail prévoit que le CSE dispose d’un délai d’examen suffisant et d’informations précises et écrites transmises ou mises à disposition par l’employeur. Le secrétaire peut donc contribuer à sécuriser la liste des documents demandés et leur date de transmission.

Outils de suivi utiles

  • tableau des questions posées à l’employeur ;
  • liste des documents demandés et reçus ;
  • calendrier des consultations ;
  • suivi des avis rendus ;
  • suivi des engagements pris en réunion ;
  • liste des points à remettre à l’ordre du jour ;
  • registre interne des résolutions votées ;
  • classement des documents par réunion et par thème.

Ce suivi ne doit pas rester dans la seule messagerie personnelle du secrétaire. Il doit être accessible aux personnes habilitées du CSE afin d’assurer la continuité du travail collectif.

Procès-verbaux : responsabilité centrale du secrétaire

Le procès-verbal est l’une des responsabilités majeures du secrétaire. Il constitue la trace officielle des réunions du CSE. Il permet de prouver les informations communiquées, les questions posées, les avis rendus, les résolutions votées, les réponses de l’employeur et les engagements pris.

L’article L. 2315-34 du Code du travail prévoit que les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité, dans un délai et selon des modalités définis par accord ou, à défaut, par décret.

À défaut d’accord, les règles réglementaires fixent notamment les délais d’établissement et de transmission. L’article D. 2315-26 du Code du travail prévoit notamment un délai de quinze jours suivant la réunion, ou avant la réunion suivante si elle intervient dans ce délai, avec des délais réduits dans certaines procédures.

Points à faire apparaître dans un PV solide

  • date, heure, lieu et participants ;
  • ordre du jour examiné ;
  • documents transmis ou présentés ;
  • résumé des échanges importants ;
  • questions des élus et réponses de l’employeur ;
  • avis du CSE et réserves éventuelles ;
  • résolutions votées et résultats des votes ;
  • demandes de documents complémentaires ;
  • engagements de l’employeur ;
  • points à suivre lors des prochaines réunions.

Le secrétaire peut s’appuyer sur un secrétaire adjoint, un prestataire de rédaction, un enregistrement ou une sténographie lorsque les conditions sont réunies. Mais le document officiel reste le procès-verbal établi par le secrétaire puis adopté par le CSE.

Adoption, diffusion et communication des procès-verbaux

Le secrétaire doit organiser l’adoption des procès-verbaux et leur diffusion lorsqu’elle est prévue. Le projet de PV ne doit pas être confondu avec le PV adopté. Tant que le document n’est pas adopté, il ne doit pas être présenté comme la version officielle du CSE.

L’article L. 2315-35 du Code du travail prévoit que le procès-verbal des réunions du CSE peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité.

Le règlement intérieur doit donc préciser les modalités de diffusion : affichage, intranet, messagerie, espace documentaire, extraits adoptés, synthèse ou version expurgée. Le secrétaire doit aussi veiller au respect de la confidentialité et des données personnelles.

Questions à clarifier

  • à quel moment le PV est-il présenté pour adoption ?
  • comment les corrections sont-elles demandées ?
  • qui décide de la version diffusée aux salariés ?
  • la diffusion porte-t-elle sur le PV intégral, des extraits ou une synthèse ?
  • comment sont traitées les informations confidentielles ?
  • où les PV adoptés sont-ils archivés ?
  • qui conserve la version officielle ?

Une bonne pratique consiste à conserver une version complète adoptée dans les archives du CSE et à diffuser une version adaptée aux salariés lorsque le PV contient des informations confidentielles, individuelles ou sensibles.

Coordination avec le trésorier et les autres élus

Le secrétaire et le trésorier exercent deux fonctions distinctes mais complémentaires. Le secrétaire structure le fonctionnement institutionnel du CSE ; le trésorier sécurise la gestion financière, comptable et budgétaire. Les deux doivent travailler ensemble sans confusion des rôles.

Le secrétaire peut préparer les points d’ordre du jour relatifs aux budgets, aux comptes, aux dépenses, aux activités sociales et culturelles ou aux contrats. Le trésorier apporte les éléments financiers, les justificatifs, les propositions de décision et le suivi comptable.

Répartition pratique des rôles

  • le secrétaire prépare l’ordre du jour et les résolutions à voter ;
  • le trésorier prépare les éléments financiers et comptables ;
  • le secrétaire veille à la traçabilité des décisions dans le PV ;
  • le trésorier conserve les justificatifs financiers ;
  • les dépenses importantes sont votées par le CSE lorsque cela est nécessaire ;
  • les contrats et engagements doivent être signés selon les règles prévues par le règlement intérieur ;
  • les comptes et rapports de gestion sont présentés dans les conditions prévues par les textes et le règlement intérieur.

Le secrétaire ne doit pas engager seul le CSE sur des dépenses ou des contrats importants si le règlement intérieur ou la pratique du comité impose un vote. De même, le trésorier ne doit pas décider seul de règles de fonctionnement relevant du comité.

Règlement intérieur : encadrer le rôle du secrétaire

Le règlement intérieur du CSE est le document le plus utile pour préciser les missions pratiques du secrétaire. Il permet d’éviter les malentendus avec l’employeur, avec les autres élus et avec les salariés.

L’article L. 2315-24 du Code du travail prévoit que le CSE détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise. Le règlement intérieur peut donc préciser les modalités de préparation des réunions, de rédaction des PV, d’archivage, de diffusion et de remplacement du secrétaire.

Clauses utiles à prévoir

  • modalités de désignation du secrétaire ;
  • existence et rôle du secrétaire adjoint ;
  • préparation de l’ordre du jour ;
  • recueil des points proposés par les élus ;
  • organisation des réunions préparatoires ;
  • établissement, adoption et diffusion des PV ;
  • traitement des informations confidentielles ;
  • archivage des documents du CSE ;
  • coordination avec le trésorier ;
  • remplacement en cas d’absence ou de départ ;
  • accès aux outils numériques du CSE ;
  • transmission des dossiers en fin de mandat.

Le règlement intérieur ne doit pas donner au secrétaire des pouvoirs excessifs. Il doit lui donner les moyens d’organiser le travail, tout en rappelant que les décisions appartiennent au CSE.

Confidentialité, discrétion et protection des données

Le secrétaire reçoit souvent de nombreux documents : projets économiques, informations financières, éléments sociaux, situations individuelles, documents SSCT, réclamations de salariés, comptes rendus internes, pièces comptables ou échanges avec des prestataires. Il doit donc être particulièrement vigilant sur la confidentialité et la protection des données.

L’article L. 2315-3 du Code du travail prévoit que les membres de la délégation du personnel du CSE sont tenus au secret professionnel pour les questions relatives aux procédés de fabrication. Ils sont également tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

Le secrétaire doit aussi éviter de diffuser inutilement des données personnelles. Les demandes individuelles des salariés, les situations médicales, les difficultés sociales, les éléments disciplinaires ou les documents ASC doivent être traités avec prudence.

Bonnes pratiques

  • identifier les documents confidentiels ;
  • limiter les accès aux personnes habilitées ;
  • ne pas diffuser de données personnelles inutiles ;
  • anonymiser les situations individuelles lorsque c’est possible ;
  • séparer les archives publiques, internes et confidentielles ;
  • éviter les copies dispersées sur des messageries personnelles ;
  • prévoir une procédure de suppression ou de transfert des accès en fin de mandat ;
  • rappeler les règles de confidentialité avant la diffusion d’un PV ou d’un extrait.

La confidentialité ne doit pas devenir un prétexte pour empêcher toute information des salariés. Le rôle du secrétaire consiste à trouver un équilibre : informer clairement, sans exposer les informations qui doivent rester protégées.

Relations avec les salariés

Le secrétaire joue souvent un rôle d’interface entre le CSE et les salariés. Il peut organiser la diffusion des procès-verbaux adoptés, les communications du CSE, les permanences, les réponses aux demandes générales, les informations sur les ASC ou les modalités de contact avec les élus.

Cette mission doit être organisée collectivement. Le secrétaire ne doit pas devenir le seul point d’entrée de toutes les demandes, surtout lorsque l’entreprise compte plusieurs sites, de nombreux salariés ou des activités sociales et culturelles importantes.

Points à organiser

  • adresse de contact du CSE ;
  • boîte mail ou formulaire partagé ;
  • permanences physiques ou numériques ;
  • répartition des demandes entre élus ;
  • communication sur les PV adoptés ;
  • communication sur les ASC ;
  • traitement des réclamations collectives ;
  • orientation des situations individuelles sensibles ;
  • réponse aux salariés dans des délais raisonnables ;
  • traçabilité des demandes récurrentes.

Le secrétaire doit veiller à ce que le CSE reste visible et accessible, sans se substituer aux autres élus. Une organisation collective évite l’épuisement du secrétaire et améliore la qualité de réponse aux salariés.

Archivage et mémoire du mandat

Le secrétaire est souvent le gardien pratique de la mémoire du CSE. Il doit organiser l’archivage des procès-verbaux, ordres du jour, convocations, avis, résolutions, documents de consultation, rapports d’expertise, courriers importants, règlements intérieurs, dossiers de suivi et communications aux salariés.

Un archivage fiable permet de retrouver les engagements de l’employeur, les avis rendus, les questions déjà posées, les consultations passées, les décisions financières et les règles internes. Il facilite aussi la transmission au mandat suivant.

Documents à archiver

  • ordres du jour et convocations ;
  • procès-verbaux adoptés ;
  • versions diffusées aux salariés ;
  • résolutions et avis ;
  • documents transmis par l’employeur ;
  • questions écrites et réponses ;
  • rapports d’expertise ;
  • règlement intérieur et versions successives ;
  • documents des commissions ;
  • courriers importants ;
  • tableaux de suivi ;
  • éléments nécessaires à la passation de mandat.

L’archivage doit être sécurisé, mais pas verrouillé par une seule personne. Le CSE doit prévoir des accès partagés aux personnes habilitées et une procédure en cas de départ du secrétaire.

Moyens, temps et organisation du travail du secrétaire

Le secrétaire exerce ses missions avec ses heures de délégation et les moyens du CSE. Le Code du travail ne prévoit pas automatiquement un crédit d’heures supplémentaire pour le secrétaire du CSE, sauf dispositions conventionnelles, accord ou pratique plus favorable. Le règlement intérieur peut toutefois organiser la répartition interne du travail et les modalités de soutien au secrétaire.

Le CSE doit être attentif à la charge réelle du secrétaire. Préparer les ordres du jour, rédiger ou suivre les procès-verbaux, répondre aux salariés, classer les documents et suivre les consultations peut représenter un travail important, surtout dans les entreprises à nombreux sites ou avec des projets fréquents.

Bonnes pratiques d’organisation

  • désigner un secrétaire adjoint ;
  • répartir les dossiers entre élus référents ;
  • utiliser un tableau de suivi partagé ;
  • recourir à un prestataire de rédaction des PV si nécessaire ;
  • prévoir une procédure de préparation des réunions ;
  • limiter les sollicitations individuelles non urgentes ;
  • formaliser les demandes adressées à l’employeur ;
  • prévoir une passation documentée en cas de changement de secrétaire.

La qualité du travail du secrétaire dépend aussi de l’organisation collective du CSE. Un secrétaire isolé devient vite un point de fragilité. Un secrétaire appuyé par une équipe structurée renforce l’efficacité de toute l’instance.

Cas particulier du CSE central

Dans les entreprises à établissements distincts, le CSE central dispose également d’un fonctionnement propre. Son secrétaire joue un rôle important dans l’organisation des réunions centrales, la coordination avec les CSE d’établissement, la préparation des consultations relevant du niveau central et la traçabilité des avis.

L’article L. 2316-14 du Code du travail prévoit que le CSE central détermine dans un règlement intérieur les modalités de son fonctionnement et de ses rapports avec les salariés de l’entreprise. Les décisions du CSE central portant sur ses modalités de fonctionnement et l’organisation de ses travaux ainsi que ses résolutions sont prises à la majorité des membres présents.

L’article L. 2316-17 du Code du travail prévoit que l’ordre du jour des réunions du CSE central est arrêté par le président et le secrétaire, et communiqué aux membres huit jours au moins avant la séance.

Points de vigilance pour le secrétaire du CSE central

  • articulation entre CSE central et CSE d’établissement ;
  • calendrier des avis entre niveaux central et local ;
  • transmission des documents aux membres ;
  • coordination des questions remontées par les établissements ;
  • traçabilité des avis et réserves ;
  • suivi des expertises centrales ;
  • archivage des documents communs ;
  • communication vers les élus d’établissement.

Le secrétaire du CSE central doit éviter que les dossiers restent cloisonnés. Une bonne coordination avec les secrétaires des CSE d’établissement permet de mieux comprendre les impacts locaux des projets examinés au niveau central.

Documents utiles à préparer pour organiser la fonction

Pour sécuriser le rôle du secrétaire, le CSE doit rassembler les documents utiles dès le début du mandat. L’objectif est de créer un cadre de fonctionnement stable, compréhensible et transmissible.

Documents à rassembler

  • procès-verbal de désignation du secrétaire ;
  • règlement intérieur du CSE ;
  • liste des élus titulaires, suppléants et représentants syndicaux ;
  • calendrier prévisionnel des réunions ;
  • modèle d’ordre du jour ;
  • modèle de procès-verbal ;
  • tableau de suivi des questions et engagements ;
  • tableau de suivi des consultations ;
  • procédure d’archivage ;
  • règles de diffusion aux salariés ;
  • liste des accès numériques du CSE ;
  • procédure de remplacement en cas d’absence.

Ces documents ne doivent pas rester dispersés. Un espace documentaire partagé, structuré par année, réunion et thème, facilite le travail du secrétaire et la continuité du mandat.

Préparer le point à l’ordre du jour

Les sujets relatifs au secrétaire doivent être inscrits clairement à l’ordre du jour : désignation, remplacement, adoption d’une procédure de PV, mise à jour du règlement intérieur, organisation des archives ou répartition des rôles internes.

Exemple de formulation pour la désignation

“Désignation du secrétaire du CSE parmi les membres titulaires : présentation des candidatures, vote, résultat du vote, date de prise de fonction, modalités de transmission des documents et accès nécessaires à l’exercice de la mission.”

Exemple de formulation pour organiser la fonction

“Organisation du rôle du secrétaire du CSE : préparation des ordres du jour, recueil des demandes des élus, établissement des procès-verbaux, modalités d’adoption et de diffusion, archivage des documents, coordination avec le trésorier, désignation éventuelle d’un secrétaire adjoint et mise à jour du règlement intérieur.”

Exemple de formulation en cas de remplacement

“Remplacement du secrétaire du CSE : constat de la vacance ou de l’absence durable, désignation d’un nouveau secrétaire parmi les membres titulaires, organisation de la passation des documents, accès numériques, dossiers en cours, procès-verbaux en attente et calendrier des prochaines réunions.”

Une formulation précise permet d’éviter les contestations. Elle permet aussi de bien distinguer une simple discussion sur le fonctionnement du CSE d’une décision formelle de désignation ou de remplacement.

Que faire en cas de blocage ou de difficulté ?

Les difficultés les plus fréquentes concernent le refus d’inscrire un point à l’ordre du jour, un désaccord sur le contenu du procès-verbal, l’absence de secrétaire, l’accumulation de PV non adoptés, le manque d’archivage, la confusion entre secrétaire et trésorier, ou une personnalisation excessive de la fonction.

La première réaction consiste à formaliser. Le secrétaire ou les élus doivent conserver les demandes écrites, les propositions d’ordre du jour, les documents transmis, les corrections demandées sur les PV et les décisions votées.

Méthode en cas de blocage

  • identifier le point précis de désaccord ;
  • demander une formulation écrite du point à inscrire ;
  • vérifier si le sujet relève d’une consultation obligatoire ;
  • faire voter une résolution lorsque la décision appartient au CSE ;
  • mettre à jour le règlement intérieur si la difficulté est récurrente ;
  • désigner un secrétaire adjoint ou un remplaçant si nécessaire ;
  • organiser un plan de rattrapage des procès-verbaux en retard ;
  • faire inscrire les réserves au procès-verbal ;
  • solliciter un appui juridique en cas de contestation sérieuse.

Le secrétaire doit éviter de porter seul les tensions. Lorsqu’un blocage concerne le fonctionnement collectif du CSE, la réponse doit être collective : débat en réunion, résolution, règlement intérieur et traçabilité.

Modèles utiles

Modèle de résolution de désignation du secrétaire

Résolution relative à la désignation du secrétaire du CSE

Après présentation des candidatures et échange entre les membres présents, le comité social et économique procède à la désignation de son secrétaire parmi ses membres titulaires.

Est candidat à la fonction de secrétaire : [nom et prénom du candidat].

Après vote, le CSE désigne [nom et prénom] en qualité de secrétaire du comité social et économique à compter du [date].

Le secrétaire exercera ses missions dans le cadre des dispositions légales applicables et du règlement intérieur du CSE, notamment pour la préparation des ordres du jour avec le président, l’établissement des procès-verbaux, le suivi des décisions du comité, la diffusion des informations adoptées et l’archivage des documents.

Résultat du vote : [nombre de voix pour] pour, [nombre de voix contre] contre, [nombre d’abstentions] abstention(s).

Mini check-list pour sécuriser la fonction de secrétaire

  • Le secrétaire est-il bien désigné parmi les membres titulaires du CSE ?
  • La désignation est-elle inscrite dans le procès-verbal ?
  • Le règlement intérieur précise-t-il ses missions pratiques ?
  • Une procédure de remplacement est-elle prévue ?
  • Les modalités de préparation de l’ordre du jour sont-elles claires ?
  • Les règles de rédaction, adoption et diffusion des PV sont-elles formalisées ?
  • Les accès aux documents et outils numériques du CSE sont-ils sécurisés ?
  • La coordination avec le trésorier est-elle organisée ?
  • Les informations confidentielles et données personnelles sont-elles protégées ?
  • Les archives du CSE sont-elles classées et transmissibles au mandat suivant ?

FAQ

Le secrétaire du CSE doit-il obligatoirement être un élu titulaire ?

Oui. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le Code du travail prévoit que le CSE désigne son secrétaire parmi ses membres titulaires. Un suppléant ne peut donc pas être désigné secrétaire au titre de cette fonction légale s’il n’est pas titulaire.

Le secrétaire décide-t-il seul de l’ordre du jour ?

Non. L’ordre du jour de chaque réunion est établi conjointement par le président et le secrétaire. En revanche, les consultations rendues obligatoires par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire.

Qui rédige le procès-verbal du CSE ?

Le procès-verbal est établi par le secrétaire du CSE. Il peut s’appuyer sur des notes, un secrétaire adjoint, un prestataire, un enregistrement ou une sténographie lorsque les conditions sont réunies, mais la responsabilité de l’établissement du PV relève du secrétaire.

Le secrétaire peut-il engager une dépense au nom du CSE ?

Le secrétaire ne doit pas engager seul une dépense importante si le règlement intérieur ou les règles internes du CSE imposent un vote ou une validation. Les engagements financiers doivent être organisés avec le trésorier et tracés dans les décisions du comité.

Que faire si le secrétaire quitte l’entreprise ou démissionne de sa fonction ?

Le CSE doit inscrire la désignation d’un nouveau secrétaire à l’ordre du jour, voter la nouvelle désignation parmi les membres titulaires et organiser la passation : procès-verbaux en cours, archives, accès numériques, dossiers de consultation, tableaux de suivi et documents transmis par l’employeur.

Pour aller plus loin

  • Désigner le secrétaire du CSE : vote, procès-verbal et points de vigilance

  • Ordre du jour du CSE : comment le secrétaire peut préparer les points utiles ?

  • Procès-verbal du CSE : rôle du secrétaire, délais et diffusion

  • Secrétaire et trésorier du CSE : comment répartir les rôles sans confusion ?

Références

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