Le trésorier adjoint

Le trésorier adjoint du CSE est une fonction complémentaire utile pour sécuriser la gestion financière du comité : appui au trésorier, continuité en cas d’absence, suivi des justificatifs, préparation des paiements, contrôle des remboursements, classement comptable, suivi des budgets et préparation de la clôture annuelle. Dans le CSE d’entreprise, le Code du travail impose la désignation d’un trésorier parmi les membres titulaires, mais ne rend pas obligatoire la désignation d’un trésorier adjoint. Le CSE peut toutefois créer cette fonction dans son règlement intérieur ou par résolution, à condition de définir précisément ses missions, ses accès, ses limites et ses règles de remplacement du trésorier.

Définition et utilité du trésorier adjoint

Le trésorier adjoint est un élu chargé d’aider le trésorier du CSE dans le suivi financier et administratif du comité. Il peut contribuer au classement des justificatifs, à la préparation des paiements, au suivi des remboursements, au contrôle des factures, à la préparation des budgets, à la séparation entre budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles, ainsi qu’à la préparation de l’approbation annuelle des comptes.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’article L. 2315-23 du Code du travail prévoit que le CSE est doté de la personnalité civile, gère son patrimoine et désigne, parmi ses membres titulaires, un secrétaire et un trésorier. Le texte ne prévoit pas l’obligation de désigner un trésorier adjoint.

Le trésorier adjoint est donc une fonction interne, décidée par le CSE. Elle n’a de sens que si elle est utile, définie et traçable. Le comité doit éviter deux erreurs : créer un trésorier adjoint sans lui donner de rôle réel, ou lui confier des pouvoirs financiers trop larges sans contrôle collectif.

Une fonction d’appui et de sécurisation

La gestion financière du CSE ne doit pas reposer sur une seule personne. Le trésorier adjoint permet d’éviter l’isolement du trésorier, de mieux répartir les tâches, de préparer une passation plus fluide et de mettre en place un contrôle croisé sur les dépenses, les justificatifs et les paiements.

Fonction obligatoire ou facultative ?

Le trésorier adjoint est facultatif. Le Code du travail impose la désignation d’un trésorier, mais ne prévoit pas expressément la désignation d’un trésorier adjoint dans le CSE d’entreprise.

Le CSE peut toutefois créer cette fonction dans le cadre de son pouvoir d’organisation interne. L’article L. 2315-24 du Code du travail prévoit que le CSE détermine, dans son règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice de ses missions.

Le règlement intérieur est donc le support le plus adapté pour créer et encadrer la fonction : modalités de désignation, durée, missions, remplacement, accès aux comptes, règles de signature, contrôle interne, archivage et passation.

À distinguer du trésorier titulaire

Le trésorier reste la fonction légale prévue par le Code du travail. Le trésorier adjoint vient en soutien, mais il ne doit pas être présenté comme un second trésorier disposant automatiquement des mêmes pouvoirs. Tout dépend des règles fixées par le CSE.

Si le trésorier adjoint doit pouvoir remplacer le trésorier en cas d’absence ou valider certains paiements, cette possibilité doit être prévue explicitement. Une simple appellation “adjoint” ne suffit pas à sécuriser les actes financiers.

Désignation du trésorier adjoint

La désignation du trésorier adjoint doit être organisée de façon formelle. Le CSE peut prévoir cette fonction dans son règlement intérieur, puis procéder à la désignation en réunion. Le point doit figurer à l’ordre du jour, les candidatures doivent être présentées, le vote doit être tracé et le résultat doit être mentionné dans le procès-verbal.

Les résolutions du CSE sont prises à la majorité des membres présents, conformément à l’article L. 2315-32 du Code du travail. Le président du CSE ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel.

Le CSE doit aussi décider si le trésorier adjoint doit être choisi parmi les titulaires, parmi les membres élus du CSE ou parmi un périmètre plus large. Pour une fonction comportant des accès financiers, une capacité de remplacement ou une validation de dépenses, il est recommandé de privilégier un membre titulaire ou, au minimum, un élu clairement mandaté par le CSE.

Points à sécuriser lors de la désignation

• le point figure clairement à l’ordre du jour ;
• les candidatures sont présentées aux membres du CSE ;
• le vote est organisé selon une règle claire ;
• le résultat du vote est mentionné au procès-verbal ;
• la date de prise de fonction est indiquée ;
• les missions confiées sont listées ;
• les accès bancaires ou comptables sont précisément encadrés ;
• les règles de remplacement du trésorier sont prévues ;
• la durée de la fonction est alignée sur le mandat ou définie par le CSE ;
• la procédure en cas de départ, démission ou remplacement est prévue.

La désignation doit éviter les ambiguïtés. Un trésorier adjoint peut aider à classer les pièces sans disposer d’un accès bancaire ; il peut aussi être habilité à valider certains paiements si le CSE le décide. Ces deux situations n’ont pas les mêmes conséquences et doivent être distinguées.

Missions possibles du trésorier adjoint

Les missions du trésorier adjoint doivent être adaptées au volume de gestion du CSE. Un CSE avec peu d’opérations pourra limiter son rôle au classement des justificatifs et à la continuité en cas d’absence. Un CSE gérant de nombreuses activités sociales et culturelles pourra lui confier un rôle plus structuré dans le suivi des dépenses, des remboursements, des prestations et des tableaux budgétaires.

Le CSE doit distinguer les missions d’appui, les missions de contrôle et les missions de remplacement. Cette distinction évite de confondre aide au trésorier, délégation de gestion et pouvoir de décision financière.

Missions d’appui possibles

• classer les factures, devis, contrats et justificatifs ;
• préparer les dossiers de paiement pour le trésorier ;
• vérifier la présence des pièces avant paiement ;
• suivre les notes de frais des élus ;
• préparer les tableaux de suivi budgétaire ;
• aider à la séparation des dépenses de fonctionnement et ASC ;
• suivre les dépenses par activité sociale et culturelle ;
• préparer les éléments pour les réunions du CSE ;
• organiser l’archivage financier par exercice ;
• participer à la préparation de la clôture annuelle.

Missions de contrôle possibles

• vérifier qu’une dépense a été décidée ou autorisée ;
• contrôler la cohérence entre facture, devis et service rendu ;
• vérifier les seuils de validation prévus par le règlement intérieur ;
• contrôler les remboursements de frais avant paiement ;
• participer au rapprochement bancaire ;
• signaler les pièces manquantes ;
• alerter le trésorier ou le CSE sur un dépassement de budget ;
• contribuer au contrôle croisé des opérations sensibles.

Missions de remplacement possibles

• assurer un intérim limité en cas d’absence courte du trésorier ;
• préparer les paiements urgents selon les règles décidées par le CSE ;
• présenter une situation financière intermédiaire si le trésorier est empêché ;
• conserver la continuité des accès documentaires ;
• organiser la passation en cas de changement de trésorier ;
• demander au CSE une nouvelle désignation si la fonction de trésorier devient vacante.

Les missions doivent rester proportionnées. Plus le trésorier adjoint dispose d’accès et de responsabilités, plus le CSE doit prévoir de contrôles : double validation, seuils, comptes rendus réguliers et traçabilité des décisions.

Ce que le trésorier adjoint ne doit pas faire seul

Le trésorier adjoint ne doit pas devenir un gestionnaire financier autonome du CSE. Il peut préparer, suivre, vérifier et alerter, mais les décisions importantes doivent rester collectives lorsque leur nature ou leur montant l’exige.

Les engagements financiers du CSE doivent pouvoir être rattachés à une décision, un budget, une pièce justificative et un paiement traçable. Le trésorier adjoint doit donc agir dans le cadre des décisions du comité, du règlement intérieur et des délégations expressément prévues.

Décisions à ne pas prendre seul

• choisir un prestataire important sans validation du CSE ;
• signer un contrat engageant le comité si aucune délégation ne le prévoit ;
• modifier les règles d’attribution des activités sociales et culturelles ;
• autoriser une dépense importante non prévue au budget ;
• procéder à un transfert entre budgets sans délibération lorsque celle-ci est requise ;
• valider son propre remboursement de frais sans contrôle croisé ;
• modifier seul les habilitations bancaires ;
• communiquer des données financières sensibles sans accord du CSE ;
• engager une action contentieuse ou contractuelle sans décision du comité ;
• arrêter ou faire approuver les comptes sans respecter la procédure prévue.

Le rôle du trésorier adjoint doit donc être rédigé avec une logique de sécurité : il aide le trésorier, il protège le CSE contre les erreurs, mais il ne remplace pas la décision du comité.

Budget de fonctionnement, budget ASC et suivi des imputations

L’une des missions utiles du trésorier adjoint peut être d’aider à suivre la séparation entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles. Cette séparation est essentielle pour assurer la lisibilité des comptes et éviter les erreurs d’imputation.

L’article L. 2315-61 du Code du travail prévoit que l’employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement. L’article L. 2312-81 du Code du travail encadre la contribution de l’employeur destinée au financement des activités sociales et culturelles.

Le trésorier adjoint peut contribuer à vérifier que chaque dépense est rattachée au bon budget. Par exemple, une formation économique des élus relève du fonctionnement, tandis qu’une prestation de billetterie ou une aide aux vacances relève généralement des ASC. Certaines dépenses peuvent nécessiter une analyse plus fine.

Points à surveiller

• chaque facture est rattachée à un budget identifié ;
• les dépenses de fonctionnement ne financent pas des ASC ;
• les dépenses ASC ne financent pas des frais de fonctionnement du comité ;
• les remboursements de frais des élus sont correctement justifiés ;
• les dépenses mixtes sont ventilées selon une méthode traçable ;
• les transferts éventuels entre budgets sont votés et documentés ;
• les tableaux de suivi permettent de lire les deux budgets séparément ;
• les pièces justificatives permettent de comprendre l’imputation retenue.

Le trésorier adjoint peut tenir un tableau de contrôle des imputations. Ce tableau permet de préparer les réunions financières, d’anticiper les questions des élus et de faciliter la clôture annuelle.

Paiements, remboursements et contrôle interne

Le trésorier adjoint peut jouer un rôle central dans le contrôle interne du CSE. Le contrôle interne ne signifie pas méfiance envers le trésorier ; il signifie que les opérations financières sont sécurisées, vérifiables et compréhensibles par plusieurs élus.

Le CSE peut prévoir que le trésorier adjoint contrôle les pièces avant paiement, vérifie les notes de frais, rapproche les dépenses avec les décisions votées, signale les anomalies et participe à la double validation au-delà d’un certain seuil.

Règles simples de contrôle interne

• aucun paiement sans facture, devis validé ou justificatif adapté ;
• aucun remboursement sans note de frais et pièces justificatives ;
• double validation au-delà d’un seuil fixé par le CSE ;
• validation par un autre élu lorsque le trésorier ou le trésorier adjoint est bénéficiaire du remboursement ;
• vérification de l’imputation budgétaire avant paiement ;
• contrôle des coordonnées bancaires des prestataires ;
• rapprochement régulier entre relevés bancaires et suivi comptable ;
• classement immédiat des pièces après paiement ;
• présentation régulière de la situation financière au CSE ;
• retrait rapide des accès en cas de départ d’un élu habilité.

Pour les paiements sensibles, le trésorier adjoint peut être utilisé comme second regard. Cette pratique protège le trésorier, évite les erreurs et renforce la confiance des élus et des salariés dans la gestion du CSE.

Accès bancaires, signatures et habilitations

Les accès bancaires du trésorier adjoint doivent être encadrés avec précision. Le CSE peut décider de lui donner un simple accès en consultation, une capacité de préparation des virements, une habilitation de validation ou une signature bancaire. Ces niveaux n’ont pas le même niveau de risque.

Il est recommandé de distinguer les accès de consultation, les accès de préparation et les accès de validation. Un trésorier adjoint peut avoir besoin de consulter les relevés pour préparer le rapprochement bancaire, sans nécessairement pouvoir effectuer seul des paiements.

Questions à poser avant d’ouvrir les accès

• le trésorier adjoint a-t-il besoin d’un accès bancaire ou seulement comptable ?
• l’accès est-il limité à la consultation ?
• peut-il préparer un virement sans le valider ?
• peut-il valider un paiement seul ou seulement en double validation ?
• un plafond de paiement est-il prévu ?
• qui contrôle les opérations réalisées ?
• comment les accès sont-ils retirés en fin de mandat ?
• que se passe-t-il en cas d’absence du trésorier ?
• les habilitations bancaires sont-elles conformes aux décisions du CSE ?
• les décisions d’habilitation sont-elles conservées avec les archives financières ?

Une habilitation bancaire doit toujours correspondre à une décision du CSE et à une règle interne claire. Il faut éviter qu’un accès soit conservé par un ancien élu, un élu qui n’exerce plus la fonction ou une personne qui n’a plus besoin de cet accès.

Comptabilité, clôture annuelle et approbation des comptes

Le trésorier adjoint peut aider le trésorier à préparer les comptes annuels ou les documents comptables applicables. Son rôle peut consister à rassembler les pièces, vérifier les soldes, préparer les tableaux, relancer les justificatifs manquants, classer les documents par exercice et préparer les éléments utiles à la réunion d’approbation des comptes.

L’article L. 2315-64 du Code du travail prévoit que le CSE est soumis à des obligations comptables. L’article L. 2315-65 du Code du travail prévoit un régime ultra-simplifié pour les CSE dont les ressources annuelles n’excèdent pas le seuil réglementaire.

L’article L. 2315-68 du Code du travail prévoit que les comptes annuels du CSE sont arrêtés selon les modalités prévues par son règlement intérieur, par des membres élus du comité désignés par lui et parmi ses membres élus. Les comptes sont ensuite approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière. Cette réunion porte sur ce seul sujet et fait l’objet d’un procès-verbal spécifique.

Le trésorier adjoint peut donc participer à la préparation, mais le CSE doit respecter la procédure d’arrêté et d’approbation des comptes. Il ne suffit pas que le trésorier ou son adjoint présente un solde bancaire.

Travaux préparatoires utiles

• rassembler les factures de l’exercice ;
• classer les pièces par budget et par activité ;
• vérifier les dépenses sans justificatif ;
• réaliser ou préparer le rapprochement bancaire ;
• vérifier les dettes, créances, avances et remboursements en attente ;
• préparer les éléments du rapport d’activité et de gestion ;
• identifier les conventions avec des membres du CSE ;
• préparer les documents à communiquer aux membres avant la réunion ;
• préparer la présentation pédagogique aux élus ;
• organiser l’archivage après approbation.

Le trésorier adjoint peut être désigné parmi les membres chargés d’arrêter les comptes si le CSE le décide et si les conditions prévues par le règlement intérieur sont respectées. Cette désignation doit être tracée.

Rapport d’activité, conventions avec les membres et transparence

Le trésorier adjoint peut aider à préparer les informations financières destinées aux élus et aux salariés. Cette préparation ne concerne pas seulement les chiffres : elle concerne aussi l’explication des activités, des choix budgétaires, des prestations ASC, des dépenses de fonctionnement et des évolutions prévues.

L’article L. 2315-69 du Code du travail prévoit que le CSE établit un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l’entreprise.

L’article L. 2315-70 du Code du travail prévoit que le trésorier ou, le cas échéant, le commissaire aux comptes présente un rapport sur les conventions passées directement, indirectement ou par personne interposée entre le CSE et l’un de ses membres.

Le trésorier adjoint peut contribuer à repérer les situations nécessitant une transparence particulière : remboursement inhabituel, prestation réalisée par un élu ou un proche, contrat avec une structure liée à un membre, avantage individuel ou convention indirecte.

Points à préparer

• principales recettes de l’exercice ;
• principales dépenses de fonctionnement ;
• principales dépenses ASC ;
• évolution des budgets par rapport à l’année précédente ;
• prestations significatives ou contrats importants ;
• conventions impliquant un membre du CSE ;
• règles d’attribution des ASC ;
• actions financées par le budget de fonctionnement ;
• solde disponible et engagements en cours ;
• points de vigilance pour l’exercice suivant.

La transparence financière ne doit pas être réservée au trésorier. Le trésorier adjoint peut aider à rendre les informations plus lisibles pour l’ensemble des élus et pour les salariés lorsque les comptes et le rapport sont portés à leur connaissance.

Activités sociales et culturelles : suivi opérationnel

Les activités sociales et culturelles génèrent souvent un volume important d’opérations : inscriptions, justificatifs, remboursements, billetterie, chèques cadeaux, participations, voyages, événements, commandes, reliquats et échanges avec les salariés. Le trésorier adjoint peut être particulièrement utile pour suivre ces flux.

Le CSE doit toutefois distinguer la décision politique ASC et le suivi financier. Les règles d’attribution, les plafonds, les conditions de ressources éventuelles, les catégories de bénéficiaires et les choix de prestations relèvent du CSE. Le trésorier adjoint peut ensuite contribuer à l’application, au contrôle et au suivi de ces règles.

Suivi ASC possible

• tenir un tableau de suivi des prestations ;
• vérifier les justificatifs transmis par les salariés ;
• suivre les montants engagés et consommés ;
• alerter sur les risques de dépassement budgétaire ;
• contrôler les factures des prestataires ASC ;
• vérifier l’application des règles d’attribution ;
• préparer les éléments de bilan annuel ;
• organiser l’archivage des justificatifs ;
• protéger les données personnelles des bénéficiaires ;
• signaler les cas particuliers à traiter collectivement.

Le trésorier adjoint doit être vigilant sur la protection des données. Les justificatifs liés aux ASC peuvent contenir des informations familiales, fiscales, sociales ou personnelles. Leur collecte et leur conservation doivent être limitées à ce qui est nécessaire.

Achats importants, prestataires et commission des marchés

Le trésorier adjoint peut aider à préparer les dossiers d’achats importants : comparaison de devis, vérification des contrats, suivi des factures, classement des documents et préparation d’une synthèse pour le vote du CSE.

Certains CSE doivent créer une commission des marchés lorsqu’ils dépassent les seuils prévus par les textes. L’article L. 2315-44-1 du Code du travail prévoit la création d’une commission des marchés dans les CSE qui dépassent, pour au moins deux des trois critères mentionnés par les textes, des seuils fixés par décret.

L’article L. 2315-44-2 du Code du travail prévoit que la commission des marchés choisit les fournisseurs et prestataires du CSE et rend compte de ces choix au moins une fois par an au comité, selon les modalités déterminées par le règlement intérieur.

Rôle possible du trésorier adjoint sur les achats

• préparer la comparaison des devis ;
• vérifier que les seuils internes sont respectés ;
• classer les contrats et bons de commande ;
• contrôler la cohérence entre devis, facture et service rendu ;
• suivre les contrats pluriannuels ;
• identifier les échéances de renouvellement ;
• signaler les risques de conflit d’intérêts ;
• préparer une synthèse financière pour le CSE ;
• archiver les documents de choix du prestataire ;
• préparer les éléments de compte rendu annuel si une commission des marchés existe.

Le trésorier adjoint ne doit pas choisir seul un prestataire important. Son rôle est de sécuriser le dossier de décision pour permettre au CSE de voter avec des éléments clairs.

Remplacement du trésorier : anticiper sans improviser

L’une des principales raisons de créer une fonction de trésorier adjoint est d’anticiper l’absence du trésorier. Le CSE doit distinguer l’absence courte, l’empêchement durable et la vacance de la fonction.

En cas d’absence courte, le trésorier adjoint peut assurer certaines tâches si le règlement intérieur le prévoit : suivi des pièces, préparation d’un paiement urgent, consultation des soldes, réponse à un prestataire ou présentation d’un tableau. En cas d’absence durable ou de départ du trésorier, le CSE doit organiser une désignation claire d’un nouveau trésorier parmi ses membres titulaires.

La continuité financière ne doit pas dépendre d’une seule personne. Le CSE doit pouvoir accéder aux comptes, aux justificatifs, aux contrats, aux tableaux de suivi et aux archives, même si le trésorier est absent ou quitte l’entreprise.

Situations à prévoir

• absence ponctuelle du trésorier ;
• arrêt maladie ou absence longue ;
• démission de la fonction de trésorier ;
• départ de l’entreprise ;
• perte du mandat de membre titulaire ;
• absence de passation ;
• accès bancaire bloqué ;
• factures ou paiements en attente ;
• clôture annuelle proche ;
• litige interne sur la gestion financière.

Le règlement intérieur doit répondre simplement à ces situations : qui a accès aux documents, qui peut préparer les paiements, qui valide, qui informe le CSE, qui contacte la banque et dans quel délai le comité doit désigner un nouveau trésorier si la fonction devient vacante.

Archivage financier et passation de mandat

Le trésorier adjoint peut être chargé d’aider à l’archivage financier. Cette mission est essentielle : sans pièces justificatives, le CSE ne peut pas expliquer ses dépenses, approuver correctement ses comptes, répondre aux questions des élus ou transmettre proprement le mandat suivant.

L’article L. 2315-75 du Code du travail prévoit que les comptes annuels et, le cas échéant, les documents simplifiés, ainsi que les pièces justificatives qui s’y rapportent, sont conservés pendant dix ans à compter de la date de clôture de l’exercice auquel ils se rapportent.

Le trésorier adjoint peut organiser un classement par exercice, par budget et par type de pièce. Cette méthode facilite la clôture, le contrôle, la recherche de documents et la transmission au mandat suivant.

Documents à archiver

• relevés bancaires ;
• factures et avoirs ;
• devis, bons de commande et contrats ;
• justificatifs de remboursements de frais ;
• documents relatifs aux prestations ASC ;
• tableaux de suivi budgétaire ;
• comptes annuels ou documents comptables simplifiés ;
• rapport d’activité et de gestion ;
• rapport sur les conventions avec les membres ;
• procès-verbal d’approbation des comptes ;
• résolutions financières du CSE ;
• documents de passation entre trésoriers.

L’archivage ne doit pas dépendre d’un ordinateur personnel ou d’une messagerie individuelle. Le CSE doit disposer d’un espace sécurisé, structuré et accessible aux personnes habilitées.

Confidentialité, données personnelles et responsabilité

Le trésorier adjoint peut accéder à des informations sensibles : données financières, coordonnées bancaires, justificatifs ASC, situations familiales, revenus, demandes individuelles, factures, contrats, informations relatives à des élus ou à des salariés. Il doit donc respecter des règles strictes de confidentialité et de protection des données.

L’article L. 2315-3 du Code du travail prévoit notamment une obligation de secret professionnel pour certaines informations et une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles.

Même lorsqu’une information n’est pas présentée comme confidentielle par l’employeur, le CSE doit traiter avec prudence les données personnelles qu’il collecte pour les ASC, les remboursements, les aides ou les demandes individuelles.

Bonnes pratiques

• limiter les accès aux personnes qui en ont réellement besoin ;
• éviter la circulation de justificatifs sensibles par messagerie non sécurisée ;
• ne pas conserver plus de données que nécessaire ;
• classer les pièces contenant des données personnelles dans un espace protégé ;
• ne pas évoquer les situations individuelles dans une communication générale ;
• retirer les accès lorsqu’un élu quitte sa fonction ;
• prévoir une règle de conservation et de suppression des documents ;
• anonymiser les informations lorsque c’est possible ;
• sensibiliser les élus habilités à la protection des données ;
• séparer les documents publics, internes et confidentiels.

Le trésorier adjoint doit être fiable et discret. La confiance dans la gestion financière du CSE dépend autant de la qualité des comptes que de la protection des informations traitées.

Intégrer la fonction dans le règlement intérieur du CSE

Le règlement intérieur du CSE doit préciser la fonction de trésorier adjoint si le comité décide de la créer. Une simple mention ne suffit pas. Il faut indiquer les missions, les limites, les accès, les règles de remplacement et les contrôles.

Le règlement intérieur peut également prévoir une annexe financière : seuils de validation, procédure d’achat, modèle de note de frais, règles de remboursement, modalités de double validation, procédure de clôture annuelle et règles d’archivage.

Clauses à prévoir

• création de la fonction de trésorier adjoint ;
• modalités de désignation ;
• durée de la fonction ;
• missions d’appui au trésorier ;
• missions de contrôle ou de double validation ;
• conditions de remplacement du trésorier ;
• accès bancaires, comptables et documentaires ;
• seuils de paiement ou d’autorisation ;
• règles de remboursement de frais ;
• rôle dans la préparation des comptes ;
• règles de confidentialité ;
• archivage et passation financière.

La clause doit répondre à une question simple : que peut faire le trésorier adjoint seul, que peut-il faire avec le trésorier, et que doit obligatoirement décider le CSE ?

Préparer le point à l’ordre du jour

La création ou la désignation du trésorier adjoint doit être inscrite clairement à l’ordre du jour. Le point doit préciser s’il s’agit d’une simple discussion, d’une désignation, d’une modification du règlement intérieur, d’une mise à jour des habilitations bancaires ou d’une organisation temporaire en cas d’absence du trésorier.

Exemple de formulation pour créer la fonction

“Création de la fonction de trésorier adjoint du CSE : définition des missions d’appui au trésorier, règles de contrôle interne, suivi des justificatifs, préparation des paiements, modalités de remplacement du trésorier, accès bancaires et comptables, confidentialité, archivage financier et intégration dans le règlement intérieur du CSE.”

Exemple de formulation pour désigner le trésorier adjoint

“Désignation du trésorier adjoint du CSE : présentation des candidatures, vote de la désignation, durée de la fonction, missions confiées, accès aux documents financiers, rôle dans le suivi des budgets, règles de double validation, modalités de remplacement du trésorier et inscription de la décision au procès-verbal.”

Exemple de formulation pour les habilitations bancaires

“Mise à jour des habilitations bancaires du CSE : accès du trésorier adjoint aux comptes du CSE, niveau d’autorisation accordé, plafonds éventuels, règles de double validation, retrait des anciens accès, conservation des justificatifs et information de la banque.”

Si le point implique une modification du règlement intérieur ou une habilitation bancaire, il faut le dire explicitement. Une formulation trop vague comme “point trésorerie” ne suffit pas toujours à sécuriser la décision.

Que faire en cas de difficulté ou de blocage ?

Les difficultés les plus fréquentes sont les suivantes : trésorier absent sans solution prévue, trésorier adjoint désigné sans mission claire, accès bancaire mal encadré, paiements sans double contrôle, justificatifs manquants, remboursements contestés, passation incomplète, désaccord entre trésorier et trésorier adjoint ou confusion entre appui et pouvoir de décision.

La première réponse consiste à formaliser. Le CSE peut inscrire le sujet à l’ordre du jour, voter une résolution, modifier le règlement intérieur, clarifier les accès, désigner un nouveau trésorier si la fonction est vacante ou demander une situation financière intermédiaire.

Méthode en cas de blocage

• identifier le problème précis : accès, paiement, facture, budget, remboursement, passation ou responsabilité ;
• relire le règlement intérieur du CSE ;
• faire inscrire un point clair à l’ordre du jour ;
• voter une résolution si une décision financière ou d’habilitation est nécessaire ;
• retirer ou ajuster les accès bancaires si le risque est identifié ;
• mettre en place une double validation des paiements sensibles ;
• demander un état des dépenses et pièces manquantes ;
• prévoir un plan de classement et de régularisation ;
• recourir à un prestataire comptable si la situation est confuse ;
• faire apparaître les décisions et réserves dans le procès-verbal.

Le CSE doit éviter les accusations générales. En matière financière, la méthode la plus solide consiste à partir des pièces : facture, décision, justificatif, paiement, imputation, relevé bancaire et procès-verbal.

Références

• Code du travail, article L. 2315-23 : personnalité civile du CSE dans les entreprises d’au moins 50 salariés, gestion de son patrimoine et désignation obligatoire d’un secrétaire et d’un trésorier parmi les membres titulaires.
• Code du travail, article L. 2315-24 : règlement intérieur du CSE, modalités de fonctionnement du comité et rapports avec les salariés.
• Code du travail, article L. 2315-32 : résolutions du CSE prises à la majorité des membres présents et règle relative à la participation du président au vote.
• Code du travail, article L. 2315-61 : subvention de fonctionnement du CSE dans les entreprises d’au moins 50 salariés.
• Code du travail, article L. 2312-81 : contribution de l’employeur au financement des activités sociales et culturelles du CSE.
• Code du travail, article L. 2312-84 : possibilité de transférer, par délibération et dans les conditions fixées par décret, une partie de l’excédent annuel du budget ASC vers le budget de fonctionnement ou vers des associations.
• Code du travail, article L. 2315-64 : obligations comptables du CSE et possibilité de présentation simplifiée des comptes pour certains comités.
• Code du travail, article L. 2315-65 : régime ultra-simplifié pour les CSE dont les ressources annuelles n’excèdent pas le seuil réglementaire.
• Code du travail, article L. 2315-68 : arrêté des comptes du CSE selon les modalités prévues par le règlement intérieur, approbation en séance plénière spécifique et procès-verbal spécifique.
• Code du travail, article L. 2315-69 : rapport présentant des informations qualitatives sur les activités du CSE et sa gestion financière.
• Code du travail, article L. 2315-70 : rapport du trésorier ou du commissaire aux comptes sur les conventions passées entre le CSE et l’un de ses membres.
• Code du travail, article L. 2315-71 : communication aux membres du CSE des comptes ou documents comptables applicables, accompagnés du rapport d’activité et de gestion, au plus tard trois jours avant la réunion d’approbation.
• Code du travail, article L. 2315-72 : information des salariés sur les comptes annuels ou documents comptables applicables, accompagnés du rapport d’activité et de gestion.
• Code du travail, article L. 2315-75 : conservation pendant dix ans des comptes annuels ou documents comptables applicables et pièces justificatives.
• Code du travail, article L. 2315-44-1 : commission des marchés pour les CSE dépassant certains seuils.
• Code du travail, article L. 2315-44-2 : choix des fournisseurs et prestataires par la commission des marchés et compte rendu au CSE selon les modalités déterminées par le règlement intérieur.
• Code du travail, article L. 2315-3 : secret professionnel et obligation de discrétion applicables aux membres de la délégation du personnel du CSE et aux représentants syndicaux.
• Code du travail, article R. 2316-3 : secrétaire, secrétaire adjoint et trésorier du CSE central désignés parmi ses membres titulaires.
• Ministère du Travail, “Le fonctionnement et les moyens d’action du CSE” : repères institutionnels sur le fonctionnement, les moyens et les budgets du comité social et économique.
• Service-Public.fr, “Quels sont les moyens du comité social et économique ?” : présentation pratique des moyens du CSE, notamment les budgets dans les entreprises d’au moins 50 salariés.