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Traitements automatisés RH

Encyclopédie PilotCSE — Ordre du jour du CSE

Traitements automatisés RH

SIRH, logiciels de gestion des compétences, outils de planification, scoring, algorithmes de mobilité, d’évaluation ou de détection des risques : le CSE doit être informé avant l’introduction d’un traitement automatisé de gestion du personnel et avant toute modification de celui-ci.

À retenir

  • Le CSE est informé préalablement à l’introduction des traitements automatisés de gestion du personnel et avant toute modification.
  • Le dossier doit préciser la finalité du traitement, les données utilisées, les personnes concernées et les décisions influencées.
  • Les salariés doivent être informés des dispositifs collectant des informations personnelles les concernant.
  • Lorsque l’outil évalue les salariés, les méthodes doivent être pertinentes et portées préalablement à leur connaissance.
  • Une simple information au titre de l’article L. 2312-38 n’exclut pas une consultation distincte si le projet affecte l’organisation, l’emploi ou les conditions de travail.

Comprendre le point

Un traitement automatisé RH organise ou exploite des données de personnel au moyen d’un logiciel, de règles automatiques ou d’un algorithme. Il peut gérer les carrières, compétences, mobilités, horaires, absences, objectifs, évaluations, rémunérations, recrutements internes ou alertes managériales.

Le CSE doit examiner la finalité réelle et non seulement le nom commercial du logiciel. Il faut comprendre quelles données entrent dans le système, quels résultats en sortent, qui les utilise et si l’outil recommande, classe, signale ou décide.

Le bon réflexe des élus

Demander une cartographie simple « données d’entrée → calcul ou règle → résultat produit → utilisateur → décision humaine ».

Quand l’inscrire à l’ordre du jour ?

Ce point doit être inscrit avant l’introduction du traitement ou avant une modification de ses finalités, données, algorithmes, destinataires ou usages.

  • déploiement ou remplacement d’un SIRH
  • outil de gestion des compétences, carrières ou mobilités
  • algorithme de classement, scoring ou recommandation RH
  • automatisation des plannings, affectations ou objectifs
  • outil d’évaluation, de détection d’absentéisme ou de risque de départ
  • connexion de plusieurs bases RH ou ajout de nouvelles données
  • extension d’un outil à de nouvelles décisions ou populations

Le libellé doit nommer le traitement, préciser son usage et indiquer s’il s’agit d’une introduction ou d’une modification.

Ce que le CSE peut demander ou décider

Le CSE peut demander un dossier compréhensible, formuler des observations et organiser un suivi.

  • obtenir les finalités et la liste des fonctionnalités utilisées
  • identifier les catégories de données et leurs sources
  • faire préciser les règles, critères ou modèles qui produisent les résultats
  • demander quelles décisions sont recommandées ou automatisées
  • vérifier les destinataires, habilitations et durées de conservation
  • demander les modalités d’information et d’exercice des droits des salariés
  • faire préciser le rôle du DPO, les audits et les analyses de risques
  • proposer une phase pilote, un contrôle humain et une procédure de contestation
  • demander un bilan après déploiement

Si l’outil permet aussi un contrôle de l’activité, une information-consultation préalable doit être traitée explicitement sous ce second fondement.

Documents utiles et traçabilité

Le dossier doit permettre aux élus de comprendre le traitement sans exiger la divulgation du code informatique.

  • note de présentation, finalités et calendrier
  • cartographie des fonctionnalités et populations concernées
  • catégories de données, sources et qualité des données
  • règles de calcul, critères ou description intelligible de l’algorithme
  • résultats produits et décisions humaines associées
  • destinataires, habilitations et durées de conservation
  • documents d’information remis aux salariés
  • registre du traitement et éléments utiles de conformité
  • analyse des risques, audits, contrôles et procédures de correction
  • plan de formation des utilisateurs et indicateurs de suivi

Conservez la version fonctionnelle présentée au CSE : l’ajout d’un nouveau module ou d’une nouvelle finalité peut constituer une modification nécessitant une nouvelle information.

Points de vigilance

La neutralité apparente d’un calcul ne garantit ni la qualité des données ni l’absence de biais.

  • identifier les données déduites ou produites par le système
  • ne pas confondre information générale et explication des usages réels
  • vérifier la possibilité de corriger une donnée ou un résultat erroné
  • éviter les décisions prises uniquement sur un score opaque
  • examiner les effets sur l’emploi, la charge et l’autonomie
  • vérifier que les salariés connaissent le dispositif
  • distinguer conformité RGPD et exercice des attributions du CSE

Le procès-verbal doit faire apparaître les finalités, les réserves, les documents manquants et les engagements de contrôle humain ou de suivi.

Modèles utiles

Modèle de formulation à l’ordre du jour

Information préalable du CSE sur l’introduction ou la modification du traitement automatisé de gestion du personnel [nom] : finalités, fonctionnalités, données, populations concernées, résultats produits, décisions influencées, destinataires, durées de conservation et information des salariés.

Présentation des garanties de contrôle humain, de correction, de sécurité et de suivi, puis réponses de l’employeur aux questions du CSE.

Mini check-list

  • Le traitement est-il présenté avant son introduction ou sa modification ?
  • Ses finalités et fonctionnalités réelles sont-elles décrites ?
  • Les données et leurs sources sont-elles identifiées ?
  • Les décisions influencées par l’outil sont-elles connues ?
  • Les salariés sont-ils informés du dispositif ?
  • Un contrôle humain et une voie de correction existent-ils ?
  • Les effets sur le travail et l’emploi sont-ils analysés ?
  • Un suivi après déploiement est-il prévu ?

FAQ

Un simple logiciel de paie est-il nécessairement concerné ?

L’article L. 2312-38 vise les traitements automatisés de gestion du personnel. L’analyse dépend du traitement introduit ou modifié et de ses fonctionnalités réelles.

Le CSE doit-il être consulté ou seulement informé ?

Le texte prévoit une information préalable pour le traitement automatisé de gestion du personnel. Une consultation peut s’ajouter si le projet relève aussi d’autres attributions consultatives ou permet un contrôle de l’activité.

Le CSE peut-il demander le code source ?

Il doit disposer d’une information intelligible sur les finalités, données, critères et effets. Le code source n’est pas systématiquement nécessaire pour comprendre le dispositif.

Les salariés doivent-ils être informés ?

Oui lorsqu’un dispositif collecte des informations personnelles les concernant. Les méthodes d’évaluation doivent également être portées à leur connaissance avant leur mise en œuvre.

Une modification mineure impose-t-elle une nouvelle information ?

Une modification des finalités, données, critères, destinataires ou décisions influencées peut être significative. Le CSE doit demander une description précise du changement.

Pour aller plus loin

Références

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