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La permanence du CSE est-elle obligatoire ?

Le Code du travail ne prévoit pas l’obligation d’organiser une permanence hebdomadaire ou mensuelle selon un format déterminé.

La permanence constitue une modalité pratique permettant aux élus d’exercer leurs missions, notamment de recueillir les réclamations individuelles ou collectives et de maintenir un contact effectif avec les salariés.

Dans les entreprises de 11 à moins de 50 salariés, l’article L. 2312-5 du Code du travail confie à la délégation du personnel au CSE la mission de présenter à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du Code du travail, à la protection sociale ainsi qu’aux conventions et accords applicables.

Les CSE des entreprises d’au moins 50 salariés exercent également ces attributions. Ils ont, en outre, pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion, à l’organisation du travail, à la formation et aux techniques de production, conformément à l’article L. 2312-8 du Code du travail.

Permanence, rendez-vous, circulation et réunion d’information : quelles différences ?

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’article L. 2315-26 du Code du travail autorise le CSE à organiser, dans son local, des réunions d’information internes au personnel portant notamment sur des problèmes d’actualité.

Les élus peuvent-ils librement rencontrer les salariés ?

La liberté de circulation des représentants du personnel constitue un principe essentiel à l’exercice du mandat.

L’article L. 2315-14 du Code du travail permet aux membres élus et aux représentants syndicaux au CSE de circuler librement dans l’entreprise et d’y prendre les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail.

Cette liberté ne dispense toutefois pas les élus de respecter certaines limites pratiques. Les échanges au poste de travail ne doivent pas entraîner une gêne importante pour l’activité. Une discussion longue, personnelle ou sensible doit donc être poursuivie dans un lieu plus adapté.

Où organiser la permanence ?

Le choix du lieu influence directement l’utilisation de la permanence. Un salarié ne viendra pas exposer une situation personnelle si la conversation peut être entendue dans le couloir, par des collègues ou par un responsable.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés

L’article L. 2315-20 du Code du travail impose à l’employeur de mettre à la disposition des élus le local nécessaire pour leur permettre d’accomplir leur mission et, notamment, de se réunir.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés

L’article L. 2315-25 du Code du travail prévoit que l’employeur met à la disposition du CSE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Les qualités pratiques du lieu

• identifiable ;
• accessible aux salariés ;
• suffisamment discret ;
• adapté aux personnes à mobilité réduite ;
• disponible aux horaires annoncés ;
• équipé d’un rangement sécurisé ;
• éloigné, autant que possible, d’un lieu de passage trop exposé.

Lorsque l’entreprise comporte plusieurs sites, il peut être nécessaire de prévoir une rotation des permanences, un local temporaire sur chaque site, des rendez-vous à distance, des déplacements réguliers des élus ou une permanence téléphonique.

Quand organiser les permanences ?

Une permanence organisée uniquement le mardi de 14 heures à 16 heures risque d’exclure les équipes du matin, les équipes du soir, les salariés de nuit, les salariés à temps partiel, les télétravailleurs, les salariés itinérants et ceux travaillant sur un autre site.

Il est souvent préférable de varier les créneaux :

• une permanence en début de journée ;
• une permanence sur la pause méridienne ;
• un créneau en fin de journée ;
• un rendez-vous ponctuel pour les horaires décalés ;
• une permanence à distance pour les télétravailleurs.

L’article L. 2315-1 du Code du travail prévoit que les conditions de fonctionnement du CSE doivent permettre une prise en compte effective des intérêts des salariés exerçant leur activité hors de l’entreprise ou dans des unités dispersées.

Quel temps utiliser ?

La permanence doit être intégrée dans l’organisation des heures de délégation. Elle ne constitue pas, par elle-même, une réunion avec l’employeur dont le temps serait automatiquement exclu du crédit d’heures.

Le CSE doit donc anticiper les élus qui tiendront les permanences, la durée des créneaux, la répartition éventuelle des heures, les temps de déplacement entre les sites et le temps nécessaire au suivi des demandes.

Quel dispositif choisir ?

Comment informer les salariés ?

Une permanence inutilisée est parfois simplement une permanence mal annoncée.

La communication doit préciser les jours et horaires, le lieu, le nom des élus présents, les modalités de rendez-vous, l’adresse électronique, le numéro de téléphone éventuel, les solutions proposées aux salariés des autres sites et la possibilité d’un échange confidentiel.

Comment conduire l’entretien avec le salarié ?

L’élu n’a pas besoin de transformer l’échange en interrogatoire. Il doit toutefois comprendre suffisamment la demande pour déterminer ce que le CSE peut faire.

Quelques questions utiles

• Depuis quand la situation existe-t-elle ?
• Quels faits précis se sont produits ?
• D’autres salariés sont-ils concernés ?
• La hiérarchie a-t-elle déjà été informée ?
• Quelle solution attendez-vous du CSE ?
• Acceptez-vous que votre nom soit communiqué ?
• Existe-t-il une urgence particulière ?
• Quels documents peuvent être transmis ?

Ce que l’élu doit éviter

• promettre une solution immédiate ;
• qualifier juridiquement les faits trop rapidement ;
• prendre parti avant d’avoir vérifié les éléments ;
• minimiser la situation ;
• promettre un secret absolu quelles que soient les circonstances ;
• transmettre la demande sans avoir expliqué au salarié les suites prévues.

Peut-on transmettre le nom du salarié ?

Il n’existe pas une réponse identique pour toutes les situations.

Une demande peut parfois être présentée de manière anonyme ou collective. Dans d’autres cas, l’employeur ne pourra pas instruire la situation sans identifier la personne concernée.

Comment conserver une trace de la demande ?

Le suivi ne nécessite pas de constituer un dossier excessivement détaillé sur chaque salarié.

La CNIL rappelle que les instances représentatives du personnel traitent un grand nombre de données relatives aux salariés et doivent mettre en place des mécanismes de protection adaptés.

Une fiche minimale peut comprendre la date de la demande, le sujet général, le nom de l’élu référent, l’objectif du salarié, l’accord ou le refus de transmettre son identité, l’action décidée, l’échéance de suivi, la réponse apportée et la date de clôture.

Les informations à éviter

• des commentaires subjectifs sur la personnalité du salarié ;
• des diagnostics médicaux supposés ;
• des rumeurs ;
• des informations étrangères à la demande ;
• des copies inutiles de documents personnels ;
• des notes non datées dont personne ne connaît l’auteur.

Où conserver les informations ?

Les informations ne doivent pas être laissées dans un carnet personnel accessible, sur une messagerie partagée avec des personnes non habilitées, dans un dossier ouvert du local, sur un ordinateur familial ou dans un espace numérique dont les accès ne sont pas maîtrisés.

Le CSE doit définir qui peut accéder aux dossiers et organiser la suppression ou l’archivage des informations devenues inutiles.

Comment transformer les demandes individuelles en sujet collectif ?

Une permanence permet souvent d’identifier une difficulté collective à partir de plusieurs situations individuelles.

Exemples :

• plusieurs salariés signalent la même surcharge de travail ;
• plusieurs bulletins de paie comportent la même anomalie ;
• plusieurs équipes se plaignent d’un défaut d’information ;
• plusieurs salariés rencontrent des difficultés avec le même outil ;
• plusieurs services décrivent un problème de température ou de bruit.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, cette transformation des situations individuelles en analyse collective participe directement à la mission d’expression collective prévue par l’article L. 2312-8 du Code du travail.

Cinq situations pratiques

Quelles limites les élus doivent-ils respecter ?

La permanence ne transforme pas le CSE en spécialiste de toutes les situations.

Les élus doivent savoir orienter le salarié vers le service de prévention et de santé au travail, l’inspection du travail, une organisation syndicale, un avocat, un défenseur syndical, l’assistante sociale, un professionnel de santé ou les services de secours en cas d’urgence.

Ils doivent également éviter :

• de mener seuls une enquête improvisée ;
• de conserver des documents sans raison ;
• de contacter immédiatement la personne mise en cause sans méthode ;
• d’annoncer qu’une procédure aboutira nécessairement ;
• de confondre accompagnement et représentation juridique ;
• de communiquer publiquement une situation personnelle.

Comment organiser le suivi collectif des permanences ?

Le CSE peut effectuer un bilan périodique sans révéler les situations individuelles.

Ce bilan peut mentionner le nombre de demandes reçues, les principaux thèmes, les services concernés, les délais moyens de réponse, les sujets devenus collectifs, les actions engagées et les dossiers restant en attente.

Le tableau collectif ne doit pas permettre d’identifier indirectement un salarié, notamment dans un petit service.

Check-list pour organiser une permanence

Questions fréquentes