Le trésorier du CSE

Le trésorier du CSE occupe une fonction essentielle pour sécuriser la gestion financière du comité. Il suit les budgets, prépare les paiements, conserve les justificatifs, organise la comptabilité, prépare les comptes annuels ou les documents comptables applicables, contribue au rapport d’activité et de gestion, veille à la séparation entre budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles, et alerte le CSE sur les risques financiers. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE désigne obligatoirement un trésorier parmi ses membres titulaires. Pour les élus, l’enjeu est de donner au trésorier un cadre clair : missions, limites, délégations, règles de signature, contrôle interne, transparence et archivage.

Définition et rôle général du trésorier du CSE

Le trésorier du CSE est l’élu chargé d’organiser et de suivre la gestion financière du comité. Il n’est pas le propriétaire des fonds du CSE et ne décide pas seul de leur utilisation. Il agit dans le cadre des décisions du comité, du règlement intérieur, des règles comptables applicables et des budgets votés.

L’article L. 2315-23 du Code du travail prévoit que, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est doté de la personnalité civile, gère son patrimoine et désigne parmi ses membres titulaires un secrétaire et un trésorier.

Le trésorier a donc une fonction obligatoire dans les CSE d’au moins 50 salariés. Sa mission est pratique, financière et documentaire : suivre les ressources, préparer les paiements, contrôler les justificatifs, assurer la traçabilité des décisions, organiser les comptes, préparer les documents de présentation aux élus et contribuer à la transparence vis-à-vis des salariés.

Une fonction de gestion, pas un pouvoir personnel

Le trésorier ne doit pas être isolé. Les décisions financières relèvent du CSE lorsqu’elles engagent le comité : budget annuel, politique ASC, contrats importants, achats significatifs, transferts entre budgets, choix de prestataires, approbation des comptes ou mise en place de règles de remboursement. Le trésorier prépare, exécute, suit et alerte ; il ne remplace pas la délibération collective du comité.

Désignation du trésorier

Le trésorier est désigné par le CSE parmi ses membres titulaires. La désignation intervient généralement lors de la première réunion suivant les élections professionnelles, en même temps que la désignation du secrétaire. Elle doit être formalisée dans le procès-verbal.

Le Code du travail ne fixe pas de procédure détaillée pour cette désignation. En pratique, le CSE doit inscrire le point à l’ordre du jour, recueillir les candidatures, organiser le vote, mentionner le résultat et préciser la date de prise de fonction.

Les résolutions du CSE sont prises à la majorité des membres présents, conformément à l’article L. 2315-32 du Code du travail. Le président du CSE ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel.

Points à sécuriser lors de la désignation

• le candidat est bien membre titulaire du CSE ;
• la désignation figure clairement à l’ordre du jour ;
• le vote est organisé de manière transparente ;
• le résultat du vote est mentionné dans le procès-verbal ;
• la date de prise de fonction est précisée ;
• les accès bancaires, comptables et documentaires sont organisés ;
• les règles de signature et de validation des dépenses sont définies ;
• les modalités de remplacement sont prévues dans le règlement intérieur.

La désignation du trésorier doit être accompagnée d’une passation réelle lorsque le mandat se renouvelle : comptes bancaires, contrats en cours, factures, dettes, créances, budget prévisionnel, règles ASC, logiciel comptable, archives et accès numériques.

Trésorier adjoint et continuité de la fonction

Le Code du travail impose la désignation d’un trésorier, mais n’impose pas la création d’un trésorier adjoint. Le CSE peut toutefois prévoir cette fonction dans son règlement intérieur. C’est souvent une bonne pratique, surtout lorsque le comité gère un budget important, plusieurs ASC, des contrats récurrents ou un volume élevé de remboursements.

Le trésorier adjoint peut aider au classement des justificatifs, à la préparation des paiements, au suivi des remboursements, à la vérification des factures, à la préparation des comptes, au suivi des ASC ou au remplacement temporaire du trésorier en cas d’absence.

Ce que le règlement intérieur peut prévoir

• existence ou non d’un trésorier adjoint ;
• modalités de désignation ;
• missions confiées à l’adjoint ;
• accès aux outils comptables et bancaires ;
• conditions de remplacement du trésorier absent ;
• règles de double validation des paiements ;
• modalités de passation en cas de départ ;
• traçabilité des délégations et habilitations.

Le CSE doit éviter qu’une seule personne détienne toutes les informations financières sans contrôle ni suppléance. La continuité de la fonction de trésorerie protège le comité, les salariés bénéficiaires des ASC et les élus eux-mêmes.

Missions pratiques du trésorier

Les missions du trésorier ne sont pas détaillées de manière exhaustive par le Code du travail. Elles doivent donc être précisées par le règlement intérieur du CSE, par les décisions du comité et par les pratiques de gestion mises en place.

Le trésorier est généralement chargé de suivre les budgets, d’exécuter les paiements décidés par le CSE, de conserver les justificatifs, de préparer les documents comptables, de suivre les recettes, de signaler les anomalies, de présenter régulièrement la situation financière et de préparer l’approbation annuelle des comptes ou documents comptables applicables.

Missions à formaliser

• préparer le budget prévisionnel du CSE ;
• suivre le budget de fonctionnement et le budget ASC ;
• contrôler les factures, devis, contrats et justificatifs ;
• préparer les paiements autorisés ;
• suivre les remboursements de frais des élus ;
• tenir ou faire tenir la comptabilité du CSE ;
• suivre les subventions versées par l’employeur ;
• préparer les documents de clôture annuelle ;
• présenter une situation financière régulière au CSE ;
• alerter le comité en cas de risque budgétaire ou d’anomalie ;
• conserver les pièces justificatives ;
• préparer la transmission financière au mandat suivant.

Le trésorier doit travailler avec méthode. Un simple tableur peut suffire pour un petit CSE, mais le comité doit veiller à la fiabilité du suivi, à la conservation des pièces et à la compréhension des budgets par les autres élus.

Budget de fonctionnement et budget ASC : une séparation indispensable

Le CSE dispose généralement de deux budgets distincts : le budget de fonctionnement, parfois appelé budget AEP, et le budget des activités sociales et culturelles, souvent appelé budget ASC. Le trésorier doit veiller à ce que ces deux budgets soient suivis séparément.

L’article L. 2315-61 du Code du travail prévoit que l’employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement équivalente à 0,20 % de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à moins de 2 000 salariés et à 0,22 % dans les entreprises d’au moins 2 000 salariés.

L’article L. 2312-81 du Code du travail prévoit que la contribution versée chaque année par l’employeur pour financer les activités sociales et culturelles du CSE est fixée par accord d’entreprise. À défaut d’accord, le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l’année précédente.

Utilisation typique des budgets

• budget de fonctionnement : formation économique des élus, assistance juridique, abonnements, documentation, outils numériques, frais de fonctionnement, expertises partiellement financées par le CSE ;
• budget ASC : prestations sociales et culturelles au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires, selon les règles définies par le CSE ;
• chaque dépense doit être imputée au bon budget ;
• les transferts entre budgets sont encadrés et doivent être décidés par délibération lorsque les conditions sont réunies ;
• les pièces justificatives doivent permettre de comprendre l’imputation retenue.

La séparation des budgets est l’un des premiers points de vigilance du trésorier. Une dépense mal imputée peut fragiliser les comptes, créer des contestations internes et fausser la lecture de la situation financière du CSE.

Règles d’engagement des dépenses

Le trésorier doit sécuriser la chaîne de décision financière. Une dépense du CSE doit pouvoir être rattachée à une décision, à un budget, à un justificatif et à un paiement traçable. Le règlement intérieur doit préciser qui peut engager une dépense, à partir de quel montant un vote est nécessaire et quels justificatifs sont exigés.

Le trésorier peut préparer les paiements, mais il ne doit pas engager seul le CSE sur des dépenses importantes si le règlement intérieur ou les règles internes imposent un vote. Les achats significatifs, contrats pluriannuels, prestations ASC, logiciels, expertises, formations, voyages ou prestations récurrentes doivent être validés dans des conditions claires.

Clauses utiles sur les dépenses

• seuils de dépense autorisés sans vote préalable ;
• seuils nécessitant une validation du bureau ;
• seuils nécessitant un vote en réunion plénière ;
• nombre de devis à demander selon le montant ;
• règles de signature des devis et contrats ;
• double validation des virements ;
• justificatifs obligatoires avant paiement ;
• modalités de remboursement des frais ;
• traitement des dépenses urgentes ;
• compte rendu régulier des paiements réalisés.

Les seuils doivent être adaptés au CSE. Un règlement intérieur trop strict peut bloquer la gestion quotidienne ; un règlement trop vague peut créer un risque de dépense non maîtrisée. L’équilibre consiste à distinguer les dépenses courantes, les dépenses significatives et les engagements exceptionnels.

Compte bancaire, moyens de paiement et habilitations

Le CSE doté de la personnalité civile doit pouvoir gérer son patrimoine de manière autonome. En pratique, cela suppose un ou plusieurs comptes bancaires ouverts au nom du CSE, des habilitations claires, des moyens de paiement sécurisés et une traçabilité des opérations.

Il est recommandé de séparer les flux du budget de fonctionnement et du budget ASC, au minimum dans la comptabilité et, lorsque cela facilite la gestion, par des comptes ou sous-comptes distincts. Cette séparation permet de mieux suivre les ressources, les dépenses et les soldes disponibles.

Points à encadrer

• nom exact du titulaire du compte : CSE de l’entreprise ou de l’établissement ;
• personnes habilitées à consulter les comptes ;
• personnes habilitées à signer ou valider les paiements ;
• règles de double signature ou double validation ;
• plafonds de carte bancaire, chèques ou virements ;
• conservation des relevés bancaires ;
• rapprochement régulier entre banque et comptabilité ;
• procédure de retrait des accès en cas de départ d’un élu ;
• procédure d’urgence en cas de perte, fraude ou anomalie ;
• présentation régulière de la situation bancaire au CSE.

Le trésorier doit éviter les pratiques risquées : paiements sans justificatif, remboursements en espèces non tracés, accès bancaire conservé par d’anciens élus, absence de rapprochement bancaire ou utilisation d’un compte personnel. Les fonds du CSE doivent rester clairement séparés des comptes personnels des élus et de ceux de l’employeur.

Comptabilité du CSE : obligations adaptées à la taille du comité

Tous les CSE doivent tenir une comptabilité, mais les obligations varient selon la taille du comité, ses ressources, son bilan et le nombre de salariés qu’il emploie éventuellement. Le trésorier doit identifier le régime applicable afin de produire les bons documents.

L’article L. 2315-64 du Code du travail prévoit que le CSE est soumis aux obligations comptables définies à l’article L. 123-12 du Code de commerce. Il prévoit aussi qu’un CSE ne dépassant pas certains seuils peut adopter une présentation simplifiée de ses comptes.

L’article L. 2315-65 du Code du travail prévoit, par dérogation, que le CSE dont les ressources annuelles n’excèdent pas un seuil fixé par décret peut s’acquitter de ses obligations comptables en tenant un livre retraçant chronologiquement les recettes et dépenses, et en établissant une fois par an un état de synthèse simplifié portant sur son patrimoine et ses engagements en cours.

Ce que le trésorier doit vérifier

• montant annuel des ressources du CSE ;
• existence ou non de salariés employés par le CSE ;
• total du bilan ;
• régime comptable applicable ;
• documents à produire en fin d’exercice ;
• nécessité éventuelle d’un expert-comptable ou d’un commissaire aux comptes ;
• modalités d’arrêté et d’approbation des comptes ;
• durée et méthode d’archivage des pièces justificatives.

Le trésorier n’a pas besoin d’être expert-comptable, mais il doit comprendre le régime applicable au CSE. Si les budgets sont importants ou si les règles sont complexes, le recours à un prestataire comptable peut sécuriser le mandat.

Arrêté, approbation et communication des comptes

La clôture annuelle des comptes est une étape centrale. Elle ne se résume pas à vérifier le solde bancaire. Le CSE doit produire les documents comptables applicables, arrêter les comptes selon les modalités prévues par son règlement intérieur, les communiquer aux membres, les faire approuver en séance spécifique et informer les salariés.

L’article L. 2315-68 du Code du travail prévoit que les comptes annuels du CSE sont arrêtés selon des modalités prévues par son règlement intérieur, par des membres élus du CSE désignés par lui et parmi ses membres élus. Les comptes sont ensuite approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière. Cette réunion porte sur ce seul sujet et fait l’objet d’un procès-verbal spécifique.

L’article L. 2315-71 du Code du travail prévoit que les membres chargés d’arrêter les comptes communiquent aux membres du CSE les comptes annuels ou documents simplifiés applicables, accompagnés du rapport d’activité et de gestion, au plus tard trois jours avant la réunion d’approbation.

L’article L. 2315-69 du Code du travail prévoit que le CSE établit un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l’entreprise.

L’article L. 2315-72 du Code du travail prévoit que le CSE porte à la connaissance des salariés, par tout moyen, ses comptes annuels ou documents comptables applicables, accompagnés du rapport d’activité et de gestion.

Étapes pratiques de clôture

• rapprocher les comptes bancaires et la comptabilité ;
• vérifier les factures, recettes, remboursements et justificatifs ;
• séparer clairement fonctionnement et ASC ;
• préparer les comptes annuels ou documents simplifiés ;
• préparer le rapport d’activité et de gestion ;
• communiquer les documents aux membres dans le délai applicable ;
• tenir une réunion plénière spécifique d’approbation ;
• établir un procès-verbal spécifique ;
• porter les comptes et le rapport à la connaissance des salariés ;
• archiver les documents et pièces justificatives.

Le trésorier doit anticiper la clôture dès le début de l’exercice. Plus les pièces sont classées au fil de l’eau, plus l’approbation annuelle est simple, lisible et sécurisée.

Rapport sur les conventions entre le CSE et l’un de ses membres

Le trésorier doit être vigilant lorsqu’une convention, un contrat, un remboursement ou une opération implique directement ou indirectement un membre du CSE. Ces situations peuvent créer un risque de conflit d’intérêts ou de manque de transparence, même lorsque l’opération est justifiée.

L’article L. 2315-70 du Code du travail prévoit que le trésorier du CSE ou, le cas échéant, le commissaire aux comptes présente un rapport sur les conventions passées directement, indirectement ou par personne interposée entre le CSE et l’un de ses membres. Ce rapport est présenté aux membres élus du CSE lors de la réunion d’approbation des comptes.

Situations à surveiller

• prestation fournie au CSE par un élu ou un proche ;
• contrat conclu avec une entreprise dans laquelle un élu a un intérêt ;
• remboursement de frais inhabituel ou important ;
• achat d’un bien appartenant à un membre du CSE ;
• mise à disposition payante d’un service lié à un élu ;
• avantage individuel accordé à un élu hors règles communes ;
• convention indirecte par une société interposée.

Le trésorier doit privilégier la transparence : identification de la convention, montant, bénéficiaire, intérêt pour le CSE, conditions financières, vote éventuel et absence de participation de l’élu concerné à la décision lorsque cela est pertinent.

Activités sociales et culturelles : rôle financier du trésorier

Les activités sociales et culturelles représentent souvent la partie la plus visible du CSE pour les salariés. Le trésorier doit veiller à ce que leur gestion soit budgétée, tracée, justifiée et conforme aux règles décidées par le comité.

Le trésorier n’est pas seul responsable de la politique ASC. Les règles d’attribution, les prestations proposées, les plafonds, les périodes d’ouverture, les justificatifs et les critères doivent être décidés par le CSE. Le trésorier assure ensuite le suivi financier et alerte si les dépenses dépassent les ressources prévues.

Points de vigilance ASC

• budget annuel prévisionnel par activité ;
• critères d’attribution clairs et communiqués ;
• justificatifs adaptés et proportionnés ;
• suivi des droits ouverts et consommés ;
• contrôle des factures de prestataires ;
• suivi des avances, remboursements et reliquats ;
• protection des données personnelles des bénéficiaires ;
• évaluation du coût réel de chaque prestation ;
• information régulière du CSE sur le niveau de consommation du budget ;
• archivage des pièces nécessaires à la justification des dépenses.

Le trésorier doit aussi signaler les risques de déséquilibre : ASC lancée sans budget suffisant, coût sous-estimé, critères mal appliqués, justificatifs incomplets ou règles d’attribution devenues obsolètes.

Remboursement de frais des élus

Les remboursements de frais doivent être encadrés avec rigueur. Le trésorier doit éviter les remboursements informels, les justificatifs incomplets ou les règles variables selon les personnes. Une procédure claire protège les élus et le CSE.

Le règlement intérieur peut prévoir les frais remboursables, les justificatifs exigés, les plafonds, les délais de transmission, les personnes validant la dépense et les modalités de paiement. Ces règles doivent être applicables à tous les élus concernés.

Clauses utiles sur les remboursements

• types de frais remboursables ;
• nécessité d’un lien avec le mandat ou une décision du CSE ;
• barème kilométrique ou règles de transport ;
• plafond de repas ou d’hébergement ;
• justificatifs obligatoires ;
• délai maximal de transmission des notes de frais ;
• validation par le trésorier ou par le CSE selon le montant ;
• règle particulière lorsque le trésorier demande lui-même un remboursement ;
• archivage des notes de frais et justificatifs.

Lorsque le trésorier est lui-même concerné par un remboursement, une validation par un autre élu, le secrétaire ou le CSE permet d’éviter toute suspicion. Le contrôle interne doit aussi s’appliquer aux personnes chargées de la gestion.

Achats importants et commission des marchés

Certains CSE doivent mettre en place une commission des marchés lorsqu’ils dépassent des seuils réglementaires. Même lorsque cette commission n’est pas obligatoire, le trésorier doit encourager des règles d’achat transparentes pour les dépenses importantes.

L’article L. 2315-44-1 du Code du travail prévoit la création d’une commission des marchés au sein du CSE qui dépasse, pour au moins deux des trois critères mentionnés par les textes, des seuils fixés par décret.

L’article L. 2315-44-2 du Code du travail prévoit que la commission des marchés choisit les fournisseurs et prestataires du CSE et rend compte de ces choix au moins une fois par an au comité, selon des modalités déterminées par le règlement intérieur.

Achats à sécuriser

• voyages, sorties et prestations ASC ;
• billetterie, chèques cadeaux, plateformes et logiciels ;
• prestations comptables ou juridiques ;
• contrats informatiques ;
• prestations de communication ;
• formations des élus ;
• contrats pluriannuels ;
• achats dépassant un seuil fixé par le règlement intérieur.

Le trésorier doit pouvoir justifier les choix : devis comparés, critères retenus, décision du CSE, contrat signé, facture conforme, service rendu et paiement réalisé. Cette traçabilité est un élément clé de la confiance des salariés.

Relations avec le secrétaire et les autres élus

Le trésorier travaille en lien étroit avec le secrétaire. Le secrétaire prépare l’ordre du jour, organise les décisions et assure la traçabilité institutionnelle. Le trésorier prépare les éléments financiers nécessaires aux décisions : budget, devis, factures, situation de trésorerie, règles de remboursement, prévisionnel et documents comptables.

Cette coordination évite les décisions mal préparées. Une dépense inscrite à l’ordre du jour doit, autant que possible, être accompagnée d’un montant, d’un devis, d’une imputation budgétaire, d’un avis du trésorier et d’une proposition de résolution.

Répartition pratique des rôles

• le secrétaire inscrit les décisions financières à l’ordre du jour ;
• le trésorier prépare les données financières ;
• le CSE vote les dépenses ou règles importantes ;
• le secrétaire veille à leur inscription dans le procès-verbal ;
• le trésorier exécute les paiements selon les règles votées ;
• les justificatifs sont conservés dans les archives financières ;
• les tableaux de suivi sont partagés avec les élus habilités.

Le trésorier doit éviter de devenir le seul élu à comprendre les comptes. Il doit présenter régulièrement une information accessible : soldes disponibles, dépenses engagées, reste à consommer, alertes et prévisions.

Règlement intérieur : encadrer la fonction de trésorier

Le règlement intérieur du CSE doit préciser les modalités de fonctionnement du comité et ses rapports avec les salariés. Il est donc le support naturel pour encadrer la fonction de trésorier, les règles financières, l’arrêté des comptes, les achats, les remboursements, les signatures et l’archivage.

L’article L. 2315-24 du Code du travail prévoit que le CSE détermine dans un règlement intérieur les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés. L’article L. 2315-68 renvoie également au règlement intérieur pour les modalités d’arrêté des comptes.

Clauses à intégrer dans le règlement intérieur

• modalités de désignation du trésorier ;
• existence et rôle du trésorier adjoint ;
• règles d’engagement des dépenses ;
• seuils de validation et de vote ;
• règles de signature bancaire ;
• procédure de remboursement de frais ;
• séparation des budgets fonctionnement et ASC ;
• modalités de suivi budgétaire ;
• préparation, arrêté et approbation des comptes ;
• rapport d’activité et de gestion ;
• rapport sur les conventions avec les membres ;
• archivage des pièces justificatives ;
• passation en fin de mandat ou en cas de remplacement.

Un règlement intérieur clair protège le trésorier. Il évite que toutes les décisions financières reposent sur des habitudes orales ou sur la confiance personnelle. Il permet aussi aux autres élus de contrôler et comprendre la gestion.

Transparence envers les salariés

Le CSE gère des ressources destinées à son fonctionnement et, pour les ASC, à des prestations au bénéfice des salariés. La transparence financière est donc essentielle. Elle ne signifie pas que chaque pièce doit être diffusée à tous, mais que les salariés doivent pouvoir comprendre comment les budgets sont utilisés.

L’article L. 2315-72 du Code du travail prévoit que le CSE porte à la connaissance des salariés ses comptes annuels ou documents comptables applicables, accompagnés du rapport d’activité et de gestion. Le trésorier doit donc anticiper une présentation claire, accessible et compréhensible.

Informations utiles à communiquer

• montant des budgets reçus ;
• principales catégories de dépenses ;
• activités ASC financées ;
• règles d’attribution des prestations ;
• solde ou résultat de l’exercice ;
• dépenses de fonctionnement importantes ;
• prestataires principaux ;
• évolutions prévues pour l’année suivante ;
• modalités d’accès aux informations rendues publiques.

La transparence doit rester pédagogique. Un rapport financier illisible ne remplit pas son objectif. Le trésorier peut proposer une présentation synthétique en complément des documents comptables officiels.

Archivage des pièces et conservation des documents

L’archivage financier est l’une des responsabilités pratiques les plus importantes du trésorier. Sans pièces justificatives, les comptes deviennent difficiles à vérifier, les dépenses contestables et la transmission au mandat suivant fragile.

L’article L. 2315-75 du Code du travail prévoit que les comptes annuels et, le cas échéant, les documents simplifiés, ainsi que les pièces justificatives qui s’y rapportent, sont conservés pendant dix ans à compter de la date de clôture de l’exercice auquel ils se rapportent.

Pièces à conserver

• relevés bancaires ;
• factures et avoirs ;
• devis et bons de commande ;
• contrats et conventions ;
• justificatifs de remboursements de frais ;
• documents relatifs aux ASC ;
• subventions versées par l’employeur ;
• écritures comptables et balances ;
• comptes annuels ou documents simplifiés ;
• rapport d’activité et de gestion ;
• procès-verbal d’approbation des comptes ;
• rapport sur les conventions avec les membres.

Les archives doivent être classées par exercice, budget et type de document. Le CSE doit éviter que les pièces soient stockées uniquement dans la messagerie personnelle du trésorier. Un espace partagé sécurisé et une procédure de passation sont indispensables.

Responsabilité, contrôle interne et prévention des risques

La fonction de trésorier expose à des risques : erreur d’imputation, paiement sans justificatif, dépassement de budget, conflit d’intérêts, perte de pièces, fraude, usage inadapté d’un moyen de paiement ou absence de contrôle. Le meilleur moyen de protéger le trésorier est de mettre en place un contrôle interne simple.

Le contrôle interne ne doit pas être réservé aux grands CSE. Même un comité de taille moyenne peut prévoir quelques règles efficaces : double validation des paiements importants, rapprochement bancaire mensuel, justificatif obligatoire, tableau de suivi partagé, vote des dépenses significatives et restitution régulière aux élus.

Règles simples de contrôle interne

• aucun paiement sans facture ou justificatif ;
• aucun remboursement de frais sans note de frais validée ;
• double validation au-delà d’un seuil fixé ;
• présentation régulière des soldes et dépenses engagées ;
• rapprochement bancaire mensuel ;
• classement immédiat des pièces justificatives ;
• vote préalable des dépenses importantes ;
• absence de décision par l’élu directement intéressé ;
• retrait rapide des accès bancaires en cas de départ ;
• contrôle croisé avec le secrétaire ou le trésorier adjoint.

Le contrôle interne ne traduit pas une défiance envers le trésorier. Il protège la fonction, la transparence de la gestion et la confiance des salariés dans leur CSE.

Formation du trésorier

Le trésorier doit comprendre les règles de base de la gestion du CSE : budgets, comptabilité, ASC, dépenses de fonctionnement, justificatifs, clôture annuelle, rapport d’activité et archivage. Une formation spécifique peut être utile, même lorsque le trésorier a déjà des compétences comptables ou administratives.

Le CSE peut financer cette formation sur son budget de fonctionnement, dès lors qu’elle contribue à l’exercice des missions du comité. Il est utile de prévoir une formation dès le début du mandat, puis une mise à jour en cas de changement de trésorier, d’évolution des outils, de développement des ASC ou de difficulté de gestion.

Contenus utiles pour une formation de trésorier

• rôle juridique du trésorier ;
• séparation des budgets AEP et ASC ;
• règles comptables applicables selon la taille du CSE ;
• gestion des pièces justificatives ;
• règles de remboursement de frais ;
• sécurisation des moyens de paiement ;
• préparation des comptes annuels ou documents simplifiés ;
• rapport d’activité et de gestion ;
• conventions avec les membres ;
• contrôle interne et prévention des erreurs.

Former le trésorier ne suffit pas toujours. Le secrétaire, le trésorier adjoint et au moins un autre élu devraient comprendre les règles financières de base pour assurer la continuité et le contrôle collectif.

Documents utiles à préparer pour organiser la fonction

Pour sécuriser la fonction de trésorier, le CSE doit rassembler les documents utiles dès le début du mandat. L’objectif est de créer une organisation financière claire, partagée et transmissible.

Documents à rassembler

• procès-verbal de désignation du trésorier ;
• règlement intérieur du CSE ;
• budget prévisionnel ;
• relevés bancaires et contrats bancaires ;
• liste des habilitations bancaires ;
• contrats et prestataires en cours ;
• règles ASC et critères d’attribution ;
• procédure de remboursement de frais ;
• tableau de suivi des dépenses et recettes ;
• comptes annuels ou documents comptables des exercices précédents ;
• rapports d’activité et de gestion précédents ;
• pièces justificatives conservées par exercice ;
• éventuels rapports de commissaire aux comptes ou expert-comptable ;
• bordereau de passation de mandat.

Un trésorier qui commence son mandat sans archives, sans accès clair et sans budget prévisionnel travaille en situation de risque. La passation financière doit donc être organisée comme une étape à part entière du mandat.

Préparer le point à l’ordre du jour

Les sujets financiers doivent être inscrits clairement à l’ordre du jour. Une formule vague comme “point trésorerie” ne suffit pas toujours, surtout lorsqu’il s’agit de désigner le trésorier, d’approuver les comptes, de voter une dépense importante, de modifier les règles ASC ou de mettre à jour les habilitations bancaires.

Exemple de formulation pour la désignation

“Désignation du trésorier du CSE parmi les membres titulaires : présentation des candidatures, vote, résultat du vote, date de prise de fonction, modalités de passation financière, accès bancaires, outils comptables et documents nécessaires à l’exercice de la mission.”

Exemple de formulation pour organiser la fonction

“Organisation de la fonction de trésorier du CSE : suivi des budgets, règles d’engagement des dépenses, habilitations bancaires, remboursements de frais, conservation des justificatifs, préparation des comptes, rapport d’activité et de gestion, transparence financière et mise à jour du règlement intérieur.”

Exemple de formulation pour l’approbation des comptes

“Réunion spécifique d’approbation des comptes du CSE : présentation des comptes annuels ou documents comptables applicables, rapport d’activité et de gestion, rapport sur les conventions avec les membres, questions des élus, vote d’approbation et modalités de communication aux salariés.”

Lorsque la décision a une portée financière, il est recommandé de préparer une résolution écrite : montant, budget concerné, prestataire, objet, autorisation donnée au trésorier, modalités de paiement et pièces à conserver.

Que faire en cas de difficulté ou de blocage ?

Les difficultés les plus fréquentes concernent l’absence de justificatifs, le refus de transmettre les accès bancaires, une passation incomplète, un dépassement de budget, un désaccord sur une dépense, des comptes non approuvés, des ASC mal suivies, des factures non classées ou un trésorier isolé.

La première réaction consiste à formaliser. Le CSE peut demander un point financier à l’ordre du jour, voter une résolution, demander les pièces manquantes, désigner un trésorier adjoint, recourir à un prestataire comptable, mettre à jour le règlement intérieur ou organiser une passation complète.

Méthode en cas de blocage

• identifier précisément le problème : accès, facture, budget, paiement, compte ou décision ;
• faire inscrire le point à l’ordre du jour ;
• demander les justificatifs manquants ;
• faire voter les décisions financières nécessaires ;
• mettre à jour les habilitations bancaires ;
• prévoir une double validation des paiements ;
• demander une situation comptable intermédiaire ;
• recourir à un expert-comptable ou prestataire si la situation est confuse ;
• organiser une passation documentée ;
• faire inscrire les réserves au procès-verbal.

En cas d’anomalie importante, le CSE doit éviter les accusations imprécises. Il doit partir des faits : pièce manquante, dépense non votée, paiement non justifié, accès non transmis, compte non arrêté ou écart bancaire. La rigueur documentaire est la meilleure protection.

Références

• Code du travail, article L. 2315-23 : personnalité civile du CSE dans les entreprises d’au moins 50 salariés, gestion de son patrimoine et désignation obligatoire d’un secrétaire et d’un trésorier parmi les membres titulaires.
• Code du travail, article L. 2315-24 : règlement intérieur du CSE, modalités de fonctionnement du comité et rapports avec les salariés.
• Code du travail, article L. 2315-32 : résolutions du CSE prises à la majorité des membres présents.
• Code du travail, article L. 2315-61 : subvention de fonctionnement du CSE, 0,20 % de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à moins de 2 000 salariés et 0,22 % dans les entreprises d’au moins 2 000 salariés.
• Code du travail, article L. 2312-81 : contribution de l’employeur au financement des activités sociales et culturelles du CSE.
• Code du travail, article L. 2312-84 : possibilité de transférer, par délibération et dans les conditions fixées par décret, une partie de l’excédent annuel du budget ASC vers le budget de fonctionnement ou vers des associations.
• Code du travail, article L. 2315-64 : obligations comptables du CSE et possibilité de présentation simplifiée des comptes pour certains comités.
• Code du travail, article L. 2315-65 : régime ultra-simplifié pour les CSE dont les ressources annuelles n’excèdent pas le seuil réglementaire, livre chronologique des recettes et dépenses et état de synthèse simplifié.
• Code du travail, article L. 2315-68 : arrêté des comptes du CSE selon les modalités prévues par le règlement intérieur, approbation en séance plénière spécifique et procès-verbal spécifique.
• Code du travail, article L. 2315-69 : rapport présentant des informations qualitatives sur les activités du CSE et sa gestion financière.
• Code du travail, article L. 2315-70 : rapport présenté par le trésorier ou, le cas échéant, le commissaire aux comptes sur les conventions passées entre le CSE et l’un de ses membres.
• Code du travail, article L. 2315-71 : communication aux membres du CSE des comptes ou documents comptables applicables, accompagnés du rapport d’activité et de gestion, au plus tard trois jours avant la réunion d’approbation.
• Code du travail, article L. 2315-72 : information des salariés sur les comptes annuels ou documents comptables applicables, accompagnés du rapport d’activité et de gestion.
• Code du travail, article L. 2315-75 : conservation des comptes annuels ou documents comptables applicables et pièces justificatives pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice.
• Code du travail, article L. 2315-44-1 : commission des marchés pour les CSE dépassant certains seuils.
• Code du travail, article L. 2315-44-2 : choix des fournisseurs et prestataires par la commission des marchés et compte rendu au CSE selon les modalités déterminées par le règlement intérieur.
• Ministère du Travail, “Le fonctionnement et les moyens d’action du CSE” : repères institutionnels sur le fonctionnement, les moyens et les budgets du comité social et économique.
• Service-Public.fr, “Quels sont les moyens du comité social et économique ?” : présentation pratique des moyens du CSE, notamment les budgets dans les entreprises d’au moins 50 salariés.