Dans quels cas cette fiche vous concerne ?

Pour se rendre à une réunion convoquée par l’employeur, préparer une visite liée au mandat ou demander le remboursement d’une dépense.

Ce que prévoit la règle

L’article L. 2315-21 organise la réception des élus. Le droit de déplacement de l’article L. 2315-14 ne signifie pas un remboursement général de toute dépense choisie pour le mandat.

La jurisprudence relative aux anciennes institutions apporte un repère pour les frais nécessaires à une réunion organisée à l’initiative de l’employeur : Cass. crim., 22 novembre 2005, n° 04-87.451 retient leur prise en charge par l’employeur et confirme, dans les circonstances jugées, une entrave liée à un refus empêchant la participation. Ce principe guide l’analyse des convocations du CSE ; l’arrêt ne fixe pas un barème universel.

Cass. soc., 14 décembre 2011, n° 10-20.932 distingue temps de déplacement et frais, en examinant un accord relatif aux délégués du personnel et syndicaux. Il rappelle la rémunération du trajet représentatif hors horaires pour la part excédant le trajet habituel domicile-travail. Pour les autres frais du mandat, il faut examiner les règles effectivement applicables. Le temps de réunion relève de l’article L. 2315-11 et doit être distingué du trajet.

Trois questions à traiter séparément

La méthode PiloteCSE : QUALIFIER → ORGANISER → JUSTIFIER → RÉCLAMER

Concrètement, que peut faire le CSE ?

• Joindre la convocation pour un déplacement à une réunion organisée par l’employeur.
• Vérifier le caractère nécessaire d’un repas ou d’un hébergement au regard des horaires et de la distance.
• Demander une réservation ou une avance si le montant risque d’empêcher la participation.
• Pour un véhicule personnel, clarifier l’usage prévu, les kilomètres et le barème applicable ; le barème fiscal n’est pas automatiquement le tarif obligatoire de toute entreprise.
• Présenter distinctement les frais et le temps de trajet avec les informations utiles à chacun.
• Vérifier les accords, usages ou engagements plus favorables pour les déplacements pris à l’initiative des élus.
• Pour une formation, consulter la fiche correspondante : ses frais relèvent de règles spécifiques.

Avant et après le déplacement

Modèle de demande de remboursement après convocation

Modèle pratique à adapter à la situation et aux dispositions applicables dans l’entreprise.

Objet : frais de déplacement pour la réunion du CSE du [DATE]

Bonjour,
À votre convocation, j’ai participé à la réunion tenue à [LIEU]. Ce déplacement a entraîné les frais nécessaires suivants : [LISTE ET MONTANTS].
Vous trouverez la convocation et les justificatifs en pièces jointes. Merci de procéder à leur remboursement selon les modalités applicables et de m’en préciser la date.
Pour les prochains déplacements, je propose de clarifier à l’avance les réservations et éventuelles avances afin de faciliter la participation.
La question du temps de trajet est présentée séparément : [HORAIRES, DURÉE ET TRAJET HABITUEL, SI UTILE].
Bien cordialement,
[NOM]

Documents ou informations à vérifier

• Convocation et lieu de réunion
• Accords et modalités de remboursement
• Justificatifs de transport et dépenses
• Relevé des horaires et distances
• Note de frais et réponse de l’employeur

En cas de difficulté

• Demander quels postes sont refusés et pour quels motifs.
• Rapprocher les frais du motif du déplacement et des règles applicables.
• Proposer une modalité évitant des avances personnelles empêchant la participation.
• Conserver les pièces ; en cas de blocage de participation, solliciter l’inspection du travail, et pour une créance individuelle de frais ou salaire, examiner le recours adapté.

Exemple pratique

Une élue travaille sur un site éloigné et est convoquée au siège pour une réunion. Elle demande les modalités de transport, conserve sa convocation et ses justificatifs, puis réclame les frais nécessaires. Elle présente séparément la durée de trajet pour vérifier son traitement en rémunération. Une visite décidée entre élus fait l’objet d’une vérification distincte des modalités financières.

Questions fréquentes