Note écrite J-2 du CSE 11–49 : modèle et bonnes pratiques
Dans un CSE de 11 à 49 salariés, la note écrite remise avant la réunion n’est pas un simple aide-mémoire : c’est le support légal des demandes présentées à l’employeur. Pour être utile, elle doit transformer les problèmes remontés par les salariés en demandes courtes, factuelles et suivables. L’objectif n’est pas d’écrire un mémoire juridique, mais de permettre à l’employeur de comprendre précisément ce qui doit être vérifié, expliqué ou régularisé.
L’essentiel en 30 secondes
- Sauf circonstances exceptionnelles, les membres de la délégation du personnel remettent à l’employeur une note écrite exposant l’objet des demandes présentées, deux jours ouvrables avant la date à laquelle ils doivent être reçus.
- Le Code exige une note écrite et l’objet des demandes ; il ne fixe pas de formulaire obligatoire. Une présentation numérotée et structurée facilite toutefois la réponse et le suivi.
- La note J-2 du CSE 11–49 n’est pas l’ordre du jour du CSE 50+. Elle n’a pas à être établie conjointement avec l’employeur ni validée par lui avant transmission.
- Une demande efficace sépare le fait constaté, la règle ou le document à vérifier lorsqu’il est identifiable, puis la réponse ou la régularisation attendue.
- Évitez les formulations trop générales comme « merci de respecter le Code du travail ». Demandez plutôt quel calcul, quelle règle, quelle date, quel document ou quelle mesure l’employeur retient pour la situation précise.
- Numérotez chaque demande, conservez une copie datée de la note et gardez la preuve de sa transmission : cela permet de relier facilement la demande, la réponse, le registre et la suite donnée.
- Pour une situation individuelle, ne transmettez que les informations personnelles réellement nécessaires. L’identité du salarié n’a pas à être diffusée si la demande peut être traitée sans la révéler.
- Après la réunion, l’employeur répond par écrit au plus tard dans les six jours ouvrables et les demandes ainsi que les réponses motivées sont transcrites sur le registre spécial ou annexées à celui-ci.
Dans quels cas cette fiche vous concerne ?
Cette fiche vous concerne lorsque vous préparez la réunion mensuelle du CSE, transformez une demande de salarié en réclamation écrite, devez présenter plusieurs sujets sans les mélanger, hésitez sur le niveau de détail à communiquer à l’employeur, ou souhaitez disposer d’un modèle commun à réutiliser d’une réunion à l’autre.
Ce que prévoit la règle
L’article L. 2315-22 du Code du travail prévoit que, sauf circonstances exceptionnelles, les élus remettent à l’employeur une note écrite exposant l’objet des demandes deux jours ouvrables avant la réunion. L’article L. 2312-5 précise le champ des réclamations que la délégation peut présenter. En cas d’urgence, l’article L. 2315-21 permet aux élus d’être reçus sur leur demande. Il ne faut pas confondre ce régime avec celui des CSE d’au moins 50 salariés : l’article L. 2315-29 prévoit alors un ordre du jour établi par le président et le secrétaire.
Note J-2, ordre du jour, liste interne ou urgence : ne pas confondre
C’est le support légal des demandes présentées à l’employeur. Elle est préparée par les élus et expose clairement l’objet de chaque demande.
Il relève d’un autre régime juridique. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, il est établi par le président et le secrétaire du CSE.
Les élus peuvent conserver une liste plus large : sujets à vérifier, pièces manquantes, questions à approfondir. Tout n’a pas besoin d’être transmis tant que la demande n’est pas suffisamment préparée.
Une situation urgente ne doit pas être artificiellement repoussée à la réunion mensuelle. L’article L. 2315-21 prévoit que les élus sont reçus sur leur demande en cas d’urgence.
La méthode PilotCSE en 5 étapes
Décrire ce qui est constaté de manière courte et vérifiable : période, montant, horaire, décision, document ou pratique concernée. Éviter les jugements d’intention.
Identifier la règle ou le document à vérifier lorsqu’il est connu : Code du travail, convention collective, accord, contrat, planning, bulletin ou procédure interne. Si la règle est incertaine, demander à l’employeur de préciser celle qu’il applique.
Formuler ce qui est attendu : expliquer un calcul, produire une règle, confirmer une date, vérifier une situation, corriger un document, régulariser un montant ou indiquer les mesures prévues.
Citer ou joindre uniquement les éléments utiles. Pour une demande individuelle, limiter les données personnelles à ce qui est nécessaire au traitement de la réclamation.
Attribuer un numéro à chaque demande, conserver la preuve de transmission, relever la réponse obtenue et noter l’échéance ou l’action à contrôler après la réunion.
Concrètement, que peut faire le CSE ?
- Mettre en place un modèle unique de note J-2 pour toutes les réunions afin de stabiliser les pratiques du CSE.
- Recueillir les demandes suffisamment tôt pour pouvoir vérifier les faits et les pièces avant la transmission à l’employeur.
- Traiter une demande par numéro et par sujet : éviter les paragraphes qui mélangent paie, planning, congés et conditions de travail.
- Commencer chaque point par un intitulé court qui permettra de retrouver facilement la réponse dans le registre.
- Privilégier les formulations factuelles : « le compteur affiche X » plutôt que « l’entreprise vole des jours » ; « quel texte est appliqué ? » plutôt que « cette pratique est illégale » lorsque la vérification n’est pas terminée.
- Pour une situation individuelle, décider avant transmission si l’identité du salarié est réellement nécessaire et, si elle l’est, convenir avec lui des informations communiquées.
- Conserver la version envoyée, la date, le mode de transmission et les éventuelles pièces jointes dans un dossier de réunion partagé entre élus.
- Préparer avant la réunion la relance utile pour chaque point : réponse attendue, délai annoncé, document à recevoir ou régularisation à contrôler.
La frise à retenir : préparer → J-2 → réunion → J+6 / registre
Recueillir les demandes, vérifier les faits et les pièces, distinguer ce qui peut être formulé immédiatement de ce qui nécessite encore une vérification.
Sauf circonstances exceptionnelles, transmettre la note écrite deux jours ouvrables avant la date de réception des élus. Article L. 2315-22.
Prendre les demandes dans l’ordre, faire préciser les réponses ambiguës et noter les engagements, documents attendus et échéances annoncées.
Contrôler la réponse écrite au plus tard dans les six jours ouvrables suivant la réunion et vérifier que demandes et réponses motivées figurent au registre ou en annexe. Article L. 2315-22.
Modèle simple de note écrite J-2
Le modèle ci-dessous est volontairement sobre. Dupliquez le bloc « Demande » autant de fois que nécessaire et ne renseignez l’identité d’un salarié que si elle est utile au traitement du point.
COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE — ENTREPRISE [NOM] Réunion du [DATE] NOTE ÉCRITE — ARTICLE L. 2315-22 DU CODE DU TRAVAIL Demande n° 1 — [INTITULÉ COURT] Fait constaté : [décrire le fait, la période ou le document concerné] Règle / document à vérifier : [texte, accord, convention, contrat, bulletin, planning… ou « à préciser par l’employeur »] Demande du CSE : [expliquer / vérifier / produire / corriger / régulariser / indiquer les mesures prévues] Pièce(s) ou référence(s) utile(s) : [si nécessaire] Salarié concerné : [uniquement si l’identité est nécessaire et peut être communiquée] Demande n° 2 — [INTITULÉ COURT] Fait constaté : […] Règle / document à vérifier : […] Demande du CSE : […] Pièce(s) ou référence(s) utile(s) : […] Date de transmission à l’employeur : [DATE] Mode de transmission / preuve conservée : [E-MAIL, REMISE EN MAIN PROPRE, AUTRE]
Après la note : organiser le registre et la traçabilité
L’article L. 2315-22 prévoit que les demandes et les réponses motivées sont transcrites sur un registre spécial ou annexées à celui-ci. Le registre et ses annexes sont également accessibles, dans les conditions prévues par le texte, aux salariés qui souhaitent en prendre connaissance, à l’inspection du travail et aux membres de la délégation.
- Utiliser le même numéro de demande dans la note, pendant la réunion et dans le tableau interne de suivi.
- Conserver la note transmise et la réponse écrite dans leur version datée, sans réécrire a posteriori le contenu échangé.
- Séparer le registre légal du tableau interne de suivi : ce dernier peut contenir des rappels, responsables, échéances et éléments de préparation qui n’ont pas vocation à être diffusés de la même manière.
Exemples de réclamations
Dépliez uniquement la situation qui vous intéresse. Chaque exemple rassemble la formulation, les documents à vérifier et ses principales bases juridiques.
Réclamation individuelle Présenter une situation sans nommer le salarié
Un salarié signale un problème précis, mais son identité n’est pas nécessaire pour demander à l’employeur de vérifier la règle ou la pratique concernée.
Les élus du CSE ont été saisis d’une situation individuelle concernant l’application de la règle suivante : [préciser la règle ou le sujet]. Ils demandent à l’employeur de vérifier la pratique appliquée, de préciser la règle retenue et, le cas échéant, d’indiquer les mesures de régularisation prévues.
- Règle ou document applicable
- Éléments factuels transmis par le salarié
- Convention collective ou accord si nécessaire
- Une réclamation individuelle n’est pas nécessairement une réclamation nominative.
- Ne pas communiquer le nom du salarié si son identité n’est pas nécessaire au traitement de la demande.
- Éviter les détails permettant d’identifier indirectement la personne lorsqu’ils ne sont pas utiles.
- Conserver les éléments individuels transmis au CSE de manière sécurisée.
Rémunération Salaire de base ou taux horaire à vérifier
Un salarié constate que le salaire de base, le taux horaire, le coefficient ou le nombre d’heures rémunérées figurant sur son bulletin ne correspond pas, selon lui, à son contrat ou à la règle applicable.
Les élus du CSE demandent à l’employeur de vérifier le calcul de la rémunération du salarié concerné au regard de son contrat de travail, de sa classification et des dispositions conventionnelles applicables, de préciser les éléments de calcul retenus et de procéder, le cas échéant, à la régularisation correspondante.
- Bulletins de paie concernés
- Contrat de travail et avenants
- Convention collective et grille de classification
- Éventuel accord d’entreprise
- Comparer la période et le nombre d’heures réellement concernés.
- Vérifier si le montant contesté relève du salaire, d’un accessoire de salaire ou d’un autre dispositif.
- Pour une demande nominative, travailler à partir des documents volontairement remis par le salarié.
Planning Planning modifié quelques jours avant sa mise en œuvre
Un salarié à temps complet reçoit un nouveau planning quelques jours avant la semaine concernée. Il souhaite savoir si l’employeur a respecté le délai applicable.
Les élus du CSE demandent à l’employeur de préciser la règle de prévenance applicable aux changements de planning, d’indiquer l’accord collectif ou le dispositif d’aménagement du temps de travail éventuellement utilisé, et de vérifier si le changement communiqué pour la période concernée respecte cette règle.
- Planning initial et planning modifié
- Date et mode de communication du nouveau planning
- Accord d’aménagement du temps de travail
- Convention collective
- Contrat de travail si les horaires y sont précisés
- Ne pas appliquer automatiquement un délai de sept jours sans avoir identifié le régime de travail.
- Vérifier si un accord collectif fixe lui-même les conditions et délais de prévenance.
Compteurs Écart entre le portail RH, les bulletins et les jours réellement pris
Le solde affiché sur le portail RH ne correspond ni aux jours réellement pris par le salarié ni aux informations figurant sur ses bulletins ou ses validations de congés.
Les élus du CSE demandent à l’employeur de fournir le détail des mouvements du compteur sur la période de référence : solde d’ouverture, acquisitions, prises, annulations, reports et régularisations, ainsi que l’unité de décompte utilisée, puis de corriger les mouvements inexacts.
- Capture ou export du portail RH
- Bulletins de paie
- Demandes et validations de congés
- Calendrier des jours effectivement pris
- Historique des corrections du compteur
Il appartient à l’employeur de prendre les mesures permettant au salarié d’exercer effectivement son droit à congé et, en cas de contestation, de justifier les diligences accomplies.
- Un écart d’affichage ne suffit pas à identifier son origine : vérifier chaque mouvement.
- Distinguer congés payés, RTT et autres jours de repos avant d’additionner ou de comparer les soldes.
Classification Fonctions de niveau supérieur exercées durablement sans reclassification
Un salarié estime exercer depuis plusieurs mois ou années des tâches, responsabilités ou une autonomie correspondant à un niveau supérieur à celui indiqué sur son bulletin de paie.
Les élus du CSE demandent à l’employeur de comparer les fonctions réellement exercées par le salarié avec les critères de la grille de classification conventionnelle applicable et de préciser, critère par critère, les raisons pour lesquelles le niveau actuellement attribué est maintenu ou doit être corrigé.
- Convention collective et grille de classification
- Contrat de travail et avenants
- Fiche de poste
- Bulletins de paie
- Éléments décrivant les responsabilités réellement exercées
La classification doit être appréciée en examinant si les fonctions réellement exercées correspondent au niveau conventionnel revendiqué.
- Décrire des fonctions précises plutôt que de se limiter à l’intitulé du poste.
- Vérifier que les fonctions de niveau supérieur sont exercées de manière suffisamment stable.
Santé et sécurité Équipement de protection insuffisant ou inadapté
Des salariés signalent qu’un équipement de protection nécessaire à une tâche est absent, détérioré ou inadapté.
Les élus du CSE demandent à l’employeur de vérifier l’évaluation du risque lié à la tâche concernée, l’adéquation des mesures de prévention et des équipements de protection mis à disposition, puis d’indiquer les mesures correctives prévues.
- DUERP
- Consignes de sécurité
- Fiches de poste
- Registre ou signalements internes
- En présence d’un danger grave et imminent, ne pas se limiter à une simple réclamation
Documents ou informations à vérifier
- Calendrier des réunions permettant de calculer le délai de transmission
- Modèle de note écrite utilisé par le CSE
- Preuve de transmission de la note à l’employeur
- Pièces ou références strictement nécessaires à chaque demande
- Convention collective, accords et documents internes invoqués dans les demandes
- Réponses écrites des réunions précédentes lorsque le sujet est récurrent
- Registre spécial et annexes
- Tableau interne de suivi des demandes, engagements et échéances
Point de vigilance
La note J-2 n’a pas vocation à devenir un mémoire contentieux. Une demande trop longue, accusatoire ou juridiquement définitive peut masquer le problème concret à traiter. À l’inverse, une question trop vague ne permet pas d’obtenir une réponse exploitable. Distinguez donc le fait, la règle à vérifier et la demande. Pour les situations individuelles, limitez les données personnelles au strict nécessaire et évitez d’annexer systématiquement des documents sensibles lorsqu’une simple référence suffit.
Que faire si l’employeur refuse la note, élude une demande ou ne répond pas ?
- Conserver la preuve de transmission de la note et la version exacte remise à l’employeur.
- Pendant la réunion, demander une réponse sur le point numéroté et faire préciser les vérifications ou documents annoncés.
- Après la réunion, contrôler la réponse écrite dans le délai prévu et demander la régularisation du registre si une demande ou une réponse motivée n’y figure pas.
- Reprendre à la réunion suivante les demandes restées sans traitement, en rappelant la date de la première présentation et ce qui reste attendu.
- Si le sujet relève d’une urgence, d’une atteinte aux droits des personnes ou d’un danger grave, ne pas se limiter au cycle ordinaire de la note mensuelle : examiner la procédure spécifique appropriée.
Exemple pratique
Dans une entreprise de 27 salariés, les élus reçoivent avant la réunion trois remontées : un écart sur un compteur de congés, un changement tardif de planning et un problème d’EPI. Ils n’envoient pas un paragraphe général intitulé « problèmes RH ». Ils créent trois demandes numérotées. Pour le compteur, ils indiquent la période et demandent le détail du calcul ; pour le planning, ils joignent les deux versions et demandent la règle de prévenance appliquée ; pour l’EPI, ils décrivent précisément l’équipement concerné et demandent la mesure corrective prévue. La note est transmise dans le délai J-2 avec une preuve d’envoi. Pendant la réunion, ils reprennent les trois numéros et notent séparément les suites annoncées.
Questions fréquentes
La note écrite J-2 est-elle obligatoire dans un CSE de 11 à 49 salariés ?
Oui, le Code prévoit qu’elle est remise deux jours ouvrables avant la réunion, sauf circonstances exceptionnelles. Elle doit exposer l’objet des demandes présentées par les élus.
Existe-t-il un formulaire légal obligatoire ?
Non. L’article L. 2315-22 impose une note écrite exposant l’objet des demandes mais ne fixe pas de modèle. Un format stable, numéroté et daté est toutefois beaucoup plus facile à suivre.
L’employeur doit-il valider la note avant la réunion ?
Non. Le régime légal du CSE 11–49 ne prévoit pas une élaboration conjointe de la note avec l’employeur. Cette logique de co-établissement concerne l’ordre du jour du CSE d’au moins 50 salariés, établi par le président et le secrétaire.
Peut-on transmettre la note par e-mail ?
Le Code impose un écrit sans fixer de support particulier. En pratique, choisissez un mode de transmission permettant d’identifier clairement la note, sa date et sa réception, et conservez la preuve de l’envoi ou de la remise.
Que signifie deux jours ouvrables ?
Les jours ouvrables correspondent en principe aux jours de la semaine à l’exception du jour de repos hebdomadaire, généralement le dimanche, et des jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise. Le samedi est donc généralement un jour ouvrable. Il faut vérifier le calendrier concret avant chaque réunion.
Peut-on ajouter une demande après le délai J-2 ?
Le texte prévoit une exception en cas de circonstances exceptionnelles, mais elle ne doit pas devenir le fonctionnement normal. Si la situation est urgente, l’article L. 2315-21 permet aux élus de demander à être reçus sans attendre la réunion mensuelle.
Faut-il citer un article de loi dans chaque demande ?
Non. La note doit surtout exposer clairement l’objet de la demande. Une référence juridique peut être utile lorsqu’elle est certaine, mais une demande factuelle et précise vaut mieux qu’une citation approximative. Si la règle est incertaine, demandez à l’employeur de préciser celle qu’il applique.
Faut-il nommer le salarié concerné ?
Pas automatiquement. Si l’identité n’est pas nécessaire pour comprendre ou vérifier la règle, la demande peut être présentée sans nom. Lorsqu’une vérification individuelle exige l’identité ou des documents personnels, limitez la transmission aux informations réellement nécessaires.
La note J-2 est-elle un ordre du jour ?
Non. Pour les CSE de 11 à 49 salariés, le Code prévoit une note écrite exposant les demandes. L’ordre du jour établi par le président et le secrétaire appartient au régime des CSE d’au moins 50 salariés.
Et à partir de 50 salariés ?
Le fonctionnement change : les réunions du CSE d’au moins 50 salariés reposent notamment sur un ordre du jour établi par le président et le secrétaire. Le mécanisme particulier de la note J-2, de la réponse J+6 et du registre spécial présenté ici appartient au régime des entreprises de moins de 50 salariés et ne se transpose pas automatiquement au CSE 50+.
Explorer l’encyclopédie du CSE de 50 salariés et plus →La formation pratique « Exercer efficacement son mandat — CSE de 11 à 49 salariés » traite notamment des réclamations, réunions mensuelles, moyens du mandat et méthodes de suivi.
Voir le programme CSE 11–49Sources juridiques
- Code du travail — Article L. 2312-5 — réclamations individuelles ou collectives présentées par le CSE 11–49
- Code du travail — Article L. 2315-21 — réunion mensuelle et réception en cas d’urgence
- Code du travail — Article L. 2315-22 — note J-2, réponse J+6 et registre
- Code du travail — Article L. 2315-29 — ordre du jour du CSE d’au moins 50 salariés
- Ministère du Travail — Le CSE dans les entreprises de 11 à 49 salariés
- Ministère du Travail — Définition pratique du jour ouvrable — tous les jours sauf repos hebdomadaire et jours fériés habituellement non travaillés
- CNIL — Minimiser les données collectées — ne traiter que les données adéquates, pertinentes et nécessaires
Les règles présentées peuvent être complétées par des accords, usages ou dispositions plus favorables applicables dans l’entreprise.