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Désigner le secrétaire adjoint du CSE

Encyclopédie PilotCSE — Ordre du jour du CSE

Désigner le secrétaire adjoint du CSE

La désignation d’un secrétaire adjoint permet d’assurer la continuité des travaux du CSE et de répartir certaines tâches pratiques sans créer de confusion avec le rôle du secrétaire.

À retenir

  • Le secrétaire adjoint est une fonction d’organisation interne.
  • Son rôle doit être précisément défini par le CSE.
  • Il peut faciliter la continuité en cas d’absence du secrétaire.
  • Il ne doit pas rendre floue la responsabilité du secrétaire.
  • La décision doit être reprise au procès-verbal.

Comprendre le point

Le secrétaire adjoint peut aider à préparer les réunions, suivre les décisions, relire les documents et assurer un appui opérationnel au secrétaire.

La fonction doit toutefois être cadrée. Le CSE doit distinguer l’appui permanent, le remplacement temporaire et les missions ponctuelles.

Le bon réflexe des élus

Définir noir sur blanc le périmètre du secrétaire adjoint avant le vote.

Quand l’inscrire à l’ordre du jour ?

Ce point est utile dès que le CSE doit clarifier, organiser ou sécuriser ce sujet dans le déroulement de son mandat.

  • installation du bureau
  • charge importante du secrétaire
  • absence régulière du secrétaire
  • réorganisation interne
  • mise à jour du règlement intérieur
  • besoin de continuité dans les procès-verbaux

La formulation du point doit permettre d’identifier précisément l’attendu : information simple, décision interne, demande de documents, désignation, vote ou suivi.

Ce que le CSE peut demander ou décider

Le CSE peut utiliser ce point pour obtenir une clarification, adopter une décision ou organiser une suite opérationnelle.

  • désigner un secrétaire adjoint
  • préciser ses missions
  • prévoir les cas où il remplace le secrétaire
  • organiser la transmission des informations
  • mettre à jour le règlement intérieur
  • prévoir une révision de la fonction si nécessaire

Lorsque le sujet conduit à une décision du comité, la formulation retenue doit être claire avant le vote et reprise dans le procès-verbal.

Documents utiles et traçabilité

Le règlement intérieur, la liste des fonctions du bureau et les pratiques antérieures sont utiles pour cadrer la décision.

Le procès-verbal doit préciser si le secrétaire adjoint agit en appui, en remplacement ou dans un périmètre limité.

La traçabilité est essentielle : ordre du jour, documents transmis, décision prise, personne chargée du suivi et échéance doivent pouvoir être retrouvés facilement.

Points de vigilance

Les difficultés apparaissent souvent lorsque le sujet est traité oralement ou de manière trop générale.

  • créer une fonction sans mission précise
  • confondre secrétaire et secrétaire adjoint
  • ne pas prévoir les cas d’absence du secrétaire
  • ne pas formaliser la décision
  • laisser deux élus intervenir avec le même rôle

En cas de doute, les élus ont intérêt à demander une clarification en séance et à faire inscrire la difficulté au procès-verbal.

Modèles utiles

Modèle de formulation à insérer au procès-verbal

Le CSE examine le point « Désigner le secrétaire adjoint du CSE » afin de sécuriser le fonctionnement du comité et l’exercice effectif du mandat.

Après échange, les membres conviennent de retenir la position suivante : [description de la décision, de la demande, de la désignation ou du suivi].

Cette décision sera reprise dans les documents internes du CSE et, le cas échéant, fera l’objet d’un suivi lors d’une prochaine réunion.

Mini check-list

  • Le titre du point est-il précis ?
  • Les personnes, documents ou moyens concernés sont-ils clairement identifiés ?
  • La règle applicable est-elle connue ?
  • La décision ou la demande est-elle reprise au procès-verbal ?
  • Une mise à jour des documents internes est-elle nécessaire ?
  • Un suivi doit-il être inscrit à une prochaine réunion ?

FAQ

Ce point doit-il être traité à chaque réunion ?

Non, mais il doit être inscrit dès qu’une difficulté, une décision ou une clarification utile apparaît.

Faut-il nécessairement voter ?

Pas toujours. Un vote est nécessaire lorsqu’une décision du comité est attendue. Une simple information peut être consignée au procès-verbal.

Le procès-verbal doit-il mentionner ce point ?

Oui, dès lors qu’il a une incidence sur l’organisation du CSE, les droits des élus, les moyens du comité ou le suivi des décisions.

Peut-on reporter le sujet ?

Oui, notamment lorsque les documents sont insuffisants ou que les élus ont besoin d’un temps de préparation complémentaire.

Ce contenu concerne-t-il les CSE de moins de 50 salariés ?

La logique peut être utile, mais cette page est rédigée principalement pour les CSE d’entreprise d’au moins 50 salariés.

Pour aller plus loin

Références

  • Code du travail, article L. 2315-23 : désignation du secrétaire et du trésorier parmi les membres titulaires du CSE.
  • Code du travail, article L. 2315-29 : établissement de l’ordre du jour par le président et le secrétaire.
  • Code du travail, article L. 2315-32 : règles de vote des résolutions du CSE.
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