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Désigner le secrétaire du CSE

Encyclopédie PilotCSE — Ordre du jour du CSE

Désigner le secrétaire du CSE

La désignation du secrétaire du CSE fixe une responsabilité centrale : préparer l’ordre du jour avec le président, organiser le suivi des réunions et établir les procès-verbaux. Ce point doit être traité par une décision claire, traçable et conforme aux règles applicables au comité.

À retenir

  • Dans les CSE d’au moins 50 salariés, un secrétaire doit être désigné parmi les membres titulaires.
  • Le secrétaire établit l’ordre du jour avec le président du CSE et assure la formalisation des délibérations dans le procès-verbal.
  • La désignation doit être inscrite à l’ordre du jour, décidée par le comité et consignée au procès-verbal.
  • Les missions pratiques, les moyens et les règles de remplacement gagnent à être précisés dans le règlement intérieur.
  • La fonction appartient au CSE : elle ne peut pas être attribuée unilatéralement par l’employeur.

Comprendre le point

Le secrétaire n’est pas seulement chargé de rédiger les procès-verbaux. Il contribue à structurer le travail du comité, à préparer les réunions, à suivre les décisions, à classer les documents et à assurer une continuité entre les séances.

La loi fixe plusieurs fonctions essentielles, mais l’organisation quotidienne doit être sécurisée par le règlement intérieur ou par des délibérations précises : accès aux dossiers, outils de travail, calendrier de rédaction, suppléance, échanges avec les commissions et modalités de diffusion des procès-verbaux.

Le bon réflexe des élus

Préparer avant la réunion une fiche de désignation indiquant les candidatures, la règle de vote retenue, la date de prise de fonction, les moyens confiés et la procédure prévue en cas d’absence ou de vacance.

Quand l’inscrire à l’ordre du jour ?

Ce point doit être inscrit dès que le comité doit désigner, confirmer ou remplacer son secrétaire.

  • installation du CSE après les élections
  • vacance du poste à la suite d’une démission, d’une fin de mandat ou d’un départ
  • empêchement durable du secrétaire en fonctions
  • renouvellement ou réorganisation du bureau du CSE
  • clarification nécessaire après une contestation sur la désignation ou sur les pouvoirs exercés

Le titre de l’ordre du jour doit annoncer sans ambiguïté qu’une désignation ou un remplacement sera soumis au comité afin que les membres puissent préparer les candidatures et le vote.

Ce que le CSE peut demander ou décider

Le CSE peut organiser la désignation et fixer les conditions concrètes d’exercice de la fonction.

  • recueillir et présenter les candidatures des membres titulaires
  • rappeler la règle de majorité applicable aux résolutions du comité
  • désigner le secrétaire et fixer la date de prise de fonction
  • préciser les missions, moyens matériels et accès aux documents
  • organiser la remise des dossiers et la récupération des accès en cas de changement
  • prévoir une règle de remplacement temporaire ou définitif dans le règlement intérieur

La résolution doit identifier sans équivoque la personne désignée et le résultat du vote. Les modalités pratiques peuvent être détaillées dans une résolution complémentaire ou dans le règlement intérieur.

Documents utiles et traçabilité

La traçabilité protège le comité et facilite la continuité de fonctionnement.

  • ordre du jour mentionnant expressément la désignation
  • liste des candidatures ou déclaration de candidature
  • résolution précisant l’identité du secrétaire et la date d’effet
  • procès-verbal indiquant les participants, le vote et son résultat
  • règlement intérieur définissant les missions et les modalités de remplacement
  • bordereau de transmission des dossiers, archives, accès numériques et moyens matériels

Conserver ces éléments avec les procès-verbaux et les documents permanents du CSE permet de répondre rapidement à toute contestation sur la qualité du secrétaire ou sur la continuité de la fonction.

Points de vigilance

Les principales difficultés tiennent à l’éligibilité de la personne, à l’imprécision du vote et à l’absence de transmission des dossiers.

  • désigner comme secrétaire une personne qui n’est pas membre titulaire du CSE
  • laisser l’employeur choisir ou imposer le secrétaire
  • ne pas inscrire la désignation clairement à l’ordre du jour
  • confondre la fonction légale de secrétaire avec une simple délégation administrative
  • omettre de sécuriser les accès, archives et documents lors d’un changement de titulaire

En cas de doute, le comité doit reprendre une résolution claire lors d’une réunion régulièrement convoquée plutôt que de laisser perdurer une situation informelle.

Modèles utiles

Modèle de résolution de désignation du secrétaire

Le CSE examine le point « Désigner le secrétaire du CSE ». Après présentation des candidatures de [noms], les membres procèdent au vote selon les règles applicables aux résolutions du comité.

À l’issue du vote, [nom et prénom], membre titulaire du CSE, est désigné(e) secrétaire du comité à compter du [date]. Le résultat du vote est le suivant : [voix pour, voix contre, abstentions].

Le comité organise la remise des documents, accès et moyens nécessaires. Les missions pratiques et les modalités de remplacement sont celles prévues par le règlement intérieur ou par la présente résolution.

Mini check-list

  • Le point figure-t-il clairement à l’ordre du jour ?
  • Les candidats sont-ils membres titulaires du CSE ?
  • La règle de vote a-t-elle été rappelée avant le scrutin ?
  • Le résultat exact est-il consigné au procès-verbal ?
  • La date de prise de fonction est-elle indiquée ?
  • Les dossiers, archives et accès ont-ils été transmis ?
  • Une règle de remplacement est-elle prévue ?

FAQ

La désignation d’un secrétaire est-elle obligatoire ?

Oui, dans les CSE d’entreprise d’au moins 50 salariés, le comité désigne un secrétaire parmi ses membres titulaires.

Un suppléant peut-il être secrétaire du CSE ?

Non pour la fonction légale de secrétaire du CSE d’entreprise d’au moins 50 salariés : l’article L. 2315-23 impose une désignation parmi les membres titulaires.

L’employeur peut-il désigner le secrétaire ?

Non. Le comité désigne son secrétaire. L’employeur préside le CSE, mais il ne peut pas imposer la personne qui exercera cette fonction.

Comment organiser un remplacement temporaire ?

Le règlement intérieur peut prévoir une procédure. Pour les actes attachés à la fonction légale de secrétaire, une désignation temporaire claire parmi les membres titulaires est la solution la plus sécurisée.

Le CSE peut-il changer de secrétaire en cours de mandat ?

Oui. Le sujet doit être inscrit à l’ordre du jour, débattu et décidé par le comité. La nouvelle désignation et sa date d’effet doivent être consignées au procès-verbal.

Pour aller plus loin

Références

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