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Remplacer un membre du bureau

Encyclopédie PilotCSE — Ordre du jour du CSE

Remplacer un membre du bureau

Le remplacement d’un membre du bureau doit permettre au CSE de poursuivre son activité sans confusion entre la fonction interne devenue vacante et le mandat électif de la personne concernée. Une nouvelle décision, une passation complète et une mise à jour des accès sont nécessaires.

À retenir

  • Le remplacement d’une fonction du bureau est distinct du remplacement d’un élu titulaire dans son mandat.
  • Le secrétaire ou le trésorier remplaçant doit être désigné parmi les membres titulaires.
  • Une vacance ne doit pas être réglée durablement par une pratique informelle.
  • La nouvelle désignation doit préciser sa date d’effet et être consignée au procès-verbal.
  • Les pouvoirs, accès, moyens de paiement et archives de l’ancien responsable doivent être retirés ou transférés.

Comprendre le point

Un élu peut quitter une fonction du bureau tout en conservant son mandat, ou perdre son mandat et, par conséquence, ne plus pouvoir exercer la fonction. Il faut donc identifier exactement ce qui prend fin : la fonction interne, le mandat électif ou les deux.

Le remplacement doit respecter les conditions propres à la fonction. Pour le secrétaire et le trésorier, la nouvelle personne doit être membre titulaire. Pour une fonction facultative, le règlement intérieur ou la résolution qui l’a créée détermine la procédure.

Le bon réflexe des élus

Faire établir une fiche de vacance indiquant la cause, la date d’effet, les actes urgents à sécuriser, les accès à retirer et la procédure de désignation applicable avant de voter le remplacement.

Quand l’inscrire à l’ordre du jour ?

Le point doit être inscrit dès qu’une fonction n’est plus exercée ou ne peut plus l’être normalement.

  • démission de la fonction de secrétaire, trésorier ou adjoint
  • fin du mandat électif, départ de l’entreprise ou décès
  • absence ou empêchement durable
  • révocation ou retrait de confiance décidé par le comité
  • constat d’une fonction exercée sans désignation valable

En situation urgente, le CSE peut organiser une mesure temporaire, mais il doit rapidement inscrire une désignation régulière à l’ordre du jour.

Ce que le CSE peut demander ou décider

Le CSE doit clarifier la vacance puis désigner la personne appelée à exercer la fonction.

  • prendre acte de la fin de fonction et de sa date d’effet
  • vérifier si le mandat électif se poursuit ou doit lui aussi être remplacé
  • recueillir les candidatures conformes aux conditions de la fonction
  • voter la nouvelle désignation et fixer sa date d’entrée en fonctions
  • organiser la passation des dossiers, archives, contrats et accès
  • mettre à jour les délégations bancaires, signatures et interlocuteurs externes

Le procès-verbal doit éviter toute période ambiguë en indiquant clairement qui a cessé d’exercer la fonction et qui est habilité à agir à compter de la nouvelle date.

Documents utiles et traçabilité

Le remplacement doit laisser une chaîne documentaire continue.

  • courrier de démission ou document établissant la vacance
  • ordre du jour portant sur la prise d’acte et la nouvelle désignation
  • résolution et procès-verbal du remplacement
  • inventaire et bordereau de remise des dossiers et équipements
  • mise à jour des délégations, mandats bancaires et signatures
  • journal des retraits et créations d’accès numériques

Si des documents manquent, le comité doit le mentionner au procès-verbal et arrêter immédiatement un plan de récupération ou de reconstitution.

Points de vigilance

La précipitation peut conduire à confondre les règles de remplacement du mandat électif et celles de la fonction interne.

  • considérer qu’un suppléant devenu temporairement titulaire devient automatiquement secrétaire ou trésorier
  • laisser l’ancien responsable conserver des accès ou moyens de paiement
  • désigner un secrétaire ou trésorier non titulaire
  • ne pas fixer la date exacte de fin et de début de fonction
  • omettre les contrats, archives ou dossiers en cours dans la passation

Le remplacement d’un élu titulaire obéit à l’ordre légal de suppléance ; le remplacement dans le bureau exige ensuite une décision propre du CSE.

Modèles utiles

Modèle de résolution de remplacement

Le CSE prend acte de la fin des fonctions de [fonction] exercées par [nom et prénom] à compter du [date], pour le motif suivant : [démission, fin de mandat, départ, autre].

Après présentation des candidatures, [nom et prénom] est désigné(e) [fonction] à compter du [date]. Le résultat du vote est le suivant : [voix pour, voix contre, abstentions].

La remise des documents, archives, équipements et accès est organisée au plus tard le [date]. Les délégations et mandats antérieurs sont retirés ou mis à jour sans délai.

Mini check-list

  • La cause et la date de la vacance sont-elles établies ?
  • Le mandat électif et la fonction interne sont-ils distingués ?
  • Le candidat remplit-il les conditions requises ?
  • La nouvelle désignation est-elle clairement votée ?
  • La date d’effet est-elle consignée ?
  • Tous les accès et mandats ont-ils été mis à jour ?
  • La passation est-elle documentée ?

FAQ

La démission du bureau entraîne-t-elle la perte du mandat d’élu ?

Non, pas nécessairement. Un élu peut renoncer à une fonction interne tout en conservant son mandat, sauf situation particulière affectant aussi ce mandat.

Le remplaçant du titulaire devient-il automatiquement secrétaire ou trésorier ?

Non. Le remplacement du mandat électif et la désignation dans une fonction du bureau sont deux opérations distinctes. Le CSE doit voter la nouvelle désignation.

Peut-on désigner un remplaçant provisoire ?

Oui si le comité formalise la mesure et respecte les conditions de la fonction. Une règle de suppléance prévue par le règlement intérieur facilite cette continuité.

Comment retirer les pouvoirs de l’ancien responsable ?

Le CSE doit adopter ou appliquer la décision de retrait, prévenir les banques et prestataires concernés, récupérer les moyens matériels et supprimer ou modifier les accès numériques.

Que faire si l’ancien responsable ne remet pas les documents ?

Le comité doit demander formellement la remise, consigner la difficulté au procès-verbal, sécuriser les accès et, selon la gravité, rechercher un conseil juridique pour récupérer les biens et données du CSE.

Pour aller plus loin

Références

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